Một số phương pháp lập dự toán và lợi ích của việc lập dự toán trong thực hành tiết kiệm, chống lãng phí

Tóm tắt: Bài viết trình bày tổng quan các phương pháp lập dự toán phổ biến hiện nay như lập ngân sách gia tăng, ngân sách từ con số 0, ngân sách dựa trên hoạt động, ngân sách theo hiệu suất, ngân sách từ trên xuống, từ dưới lên và ngân sách dựa trên giá trị. Trên cơ sở phân tích ưu, nhược điểm của từng phương pháp, tác giả nhấn mạnh vai trò quan trọng của lập dự toán trong thực hành tiết kiệm, chống lãng phí tại cả khu vực công và tư. Lập dự toán không chỉ giúp kiểm soát, phân bổ và sử dụng hiệu quả nguồn lực tài chính, mà còn góp phần nâng cao tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và tuân thủ pháp luật. Bài viết cũng đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả lập dự toán, bao gồm việc kiện toàn bộ máy tổ chức, ứng dụng công nghệ, nâng cao năng lực cán bộ và tăng cường kiểm tra, giám sát nội bộ.

SOME BUDGETING METHODS AND THE BENEFITS OF BUDGETING
IN THRIFT PRACTICE AND WASTE PREVENTION

Abstract: This article provides an overview of widely used budgeting methods, including incremental budgeting, zero-based budgeting, activity-based budgeting, performance budgeting, top-down and bottom-up budgeting, and value-proposition budgeting. By analyzing the strengths and weaknesses of each method, the authors emphasize the crucial role of budgeting in thrift practice and waste prevention in both the public and private sectors. Effective budgeting helps control, allocate, and optimize financial resources while enhancing transparency, accountability, and legal compliance. The article also proposes several measures to improve budgeting effectiveness, such as organizational restructuring, technology adoption, staff capacity building, and strengthening internal oversight and monitoring mechanisms.

Ảnh minh họa - Nguồn: Internet

1. Giới thiệu chung

Lập dự toán (budgeting) là quá trình xây dựng kế hoạch tài chính chi tiết cho một kỳ tài chính nhất định, bao gồm việc dự báo và phân bổ các nguồn thu, xác định nhiệm vụ chi tiêu, cũng như ước tính chi phí, nguồn lực và thời gian cần thiết để thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Đây không chỉ là một công cụ quản lý tài chính quan trọng giúp tổ chức bảo đảm cân đối ngân sách, dự báo rủi ro, phân bổ trách nhiệm và theo dõi kết quả thực hiện để kịp thời điều chỉnh, mà còn đóng vai trò thiết yếu trong thực hành tiết kiệm, chống lãng phí. Việc lập dự toán giúp tổ chức nhận diện sớm các khoản chi tiêu không cần thiết, ưu tiên phân bổ nguồn lực cho các hoạt động mang lại giá trị cao nhất, từ đó hạn chế thất thoát, lãng phí và nâng cao hiệu quả sử dụng ngân sách.

Một quy trình lập dự toán khoa học và chặt chẽ được coi là công cụ giúp tổ chức bảo đảm tuân thủ các nguyên tắc tài chính, đồng thời tăng cường tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và khả năng thích ứng trước các biến động của môi trường. Việc nghiên cứu, lựa chọn và áp dụng các phương pháp lập dự toán phù hợp với đặc thù hoạt động sẽ giúp các tổ chức, cả trong khu vực công lẫn tư, đạt được mục tiêu tối ưu hóa nguồn lực, nâng cao hiệu suất hoạt động và hướng tới phát triển bền vững.

Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí mang nhiều ý nghĩa cả về kinh tế, chính trị và đạo đức. Trước hết, thực hành tiết kiệm giúp giảm thiểu hao phí về vốn, tài sản, lao động và thời gian, từ đó tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực nhà nước và xã hội, bảo đảm đạt được mục tiêu phát triển với chi phí thấp nhất; ngược lại, lãng phí là nguyên nhân chính làm suy yếu nguồn lực, thất thoát ngân khố và kìm hãm tốc độ tăng trưởng kinh tế. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định, tiết kiệm không phải keo kiệt mà là biết chi tiêu vào việc thiết thực, tránh xa xỉ. Người cũng nhấn mạnh: “Muốn tiến lên chủ nghĩa xã hội phải khắc phục khuyết điểm, tức là phải tăng gia sản xuất, tiết kiệm, chống lãng phí, bảo vệ của công”. Về mặt pháp lý, Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí năm 2013 và các nghị định hướng dẫn đã quy định rõ trách nhiệm công khai, minh bạch trong quản lý, sử dụng ngân sách, tài sản công, giúp xã hội giám sát, kịp thời phát hiện và xử lý lãng phí.

Trong quá trình thực hiện thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, các nội dung về công khai thông tin về dự toán, quyết toán, đầu tư xây dựng cơ bản không chỉ góp phần ngăn chặn những khoản chi không cần thiết mà còn tạo niềm tin cho người dân, nâng cao hiệu quả đầu tư công cũng như kết quả giám sát. Hơn nữa, việc tiết kiệm, chống lãng phí cần được trở thành nếp sống, thói quen của từng cán bộ, đảng viên và mỗi người dân để góp phần tích lũy thêm nguồn lực, từ đó cải thiện đời sống, đẩy mạnh sản xuất, xây dựng đất nước giàu mạnh.

2. Một số phương pháp lập dự toán

Để lập ngân sách hiệu quả, các tổ chức thường lựa chọn một hoặc kết hợp nhiều phương pháp phù hợp với đặc thù hoạt động, mức độ phức tạp và yêu cầu quản trị. Dưới đây là một số phương pháp lập ngân sách phổ biến, giúp các nhà quản lý xem xét, cân nhắc áp dụng, cân đối giữa chi phí thực hiện và khả năng kiểm soát chi tiêu:

Ngân sách gia tăng (incremental budgeting):

Đây là phương pháp lập ngân sách dựa trên ngân sách của kỳ trước làm nền tảng và điều chỉnh lên/xuống theo tỉ lệ nhất định cho kỳ mới dựa trên lạm phát, yêu cầu nhiệm vụ. Phương pháp này đơn giản và tiết kiệm thời gian do không phải xây dựng ngân sách mới hoàn toàn, đồng thời tạo sự ổn định khi các khoản mục được duy trì nhất quán qua các kỳ. Tuy nhiên, ngân sách gia tăng thiếu sự linh hoạt trước những biến động lớn của môi trường kinh doanh và dễ duy trì các giả định lỗi thời hoặc vẫn giữ các chi phí không còn cần thiết. Phương pháp này cũng bị chỉ trích vì có thể khuyến khích các bộ phận “chi cho hết ngân sách” hoặc thêm khoản đệm (slack) để tránh bị cắt giảm ngân sách năm sau, dẫn đến lãng phí và kìm hãm đổi mới (ACCA, 2020).

Ngân sách từ con số 0 (zero-based budgeting - ZBB):

Phương pháp ZBB bắt đầu mỗi kỳ ngân sách “từ số 0”, đòi hỏi mọi khoản chi phải được xem xét và giải trình thay vì dựa vào số liệu lịch sử. Ưu điểm của ZBB là giúp loại bỏ các chi phí không cần thiết và phân bổ nguồn lực đúng chỗ do mỗi mục chi tiêu đều phải gắn với mục tiêu cụ thể và giá trị mang lại. Phương pháp này thúc đẩy tư duy phản biện trong tổ chức và cải thiện hiệu quả sử dụng ngân sách, đồng thời cắt bỏ các hoạt động không còn mang lại giá trị/không cần thiết. Tuy nhiên, ZBB lại yêu cầu nhiều thời gian, nhân lực và kỹ năng phân tích do phải xem xét chi tiết từng khoản mục. Việc triển khai ZBB có thể gặp khó khăn trong các tổ chức lớn do sự kháng cự nội bộ khi mỗi bộ phận đều phải chứng minh nhu cầu ngân sách của mình. Nếu thực hiện không hợp lý, ZBB còn có nguy cơ tập trung quá mức vào tiết kiệm chi phí ngắn hạn mà bỏ qua mục tiêu dài hạn của tổ chức.

Ngân sách dựa trên hoạt động (activity-based budgeting - ABB):

Đây là kỹ thuật lập ngân sách xuất phát từ việc phân tích các hoạt động cụ thể và chi phí liên quan, rồi xây dựng ngân sách dựa trên nhu cầu nguồn lực cho từng hoạt động đó. ABB cung cấp cái nhìn chi tiết về yếu tố chi phí, giúp quản lý chi phí chính xác hơn và phân bổ ngân sách theo đúng nhu cầu thực tế. Nhờ tập trung vào hoạt động, phương pháp này có thể loại bỏ những hoạt động không tạo giá trị và tăng hiệu quả tổng thể của doanh nghiệp. Nhược điểm chính của ABB là mức độ phức tạp và sử dụng nhiều nguồn lực. Ví dụ, doanh nghiệp phải thu thập dữ liệu chi tiết và phân tích chuyên sâu cho từng hoạt động, đòi hỏi việc phân bổ thời gian và chuyên môn cao. Việc xác định chi phí hoạt động đôi khi mang tính chủ quan và có thể dẫn đến sai lệch nếu ước tính không chính xác. Mặt khác, ABB cũng có thể gặp sự phản kháng từ nhân viên do phá vỡ thói quen ngân sách truyền thống.

Ngân sách dựa trên giá trị (value proposition budgeting - VPB):

VPB tập trung bảo đảm mỗi khoản chi trong ngân sách đều mang lại giá trị rõ rệt cho doanh nghiệp hoặc các bên liên quan. Thay vì phân bổ tiền một cách dàn trải, nhà quản lý sẽ đặt câu hỏi “Khoản chi này có tạo ra giá trị gì không và giá trị đó có vượt chi phí bỏ ra hay không?”. Ưu điểm của phương pháp này là định hướng ngân sách vào các hoạt động có ích nhất, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực khi mọi đồng tiền chi ra đều nhằm nâng cao giá trị cho khách hàng, nhân viên hoặc cổ đông. Đồng thời, VPB giúp liên kết ngân sách với chiến lược dài hạn, khuyến khích doanh nghiệp cân nhắc kỹ lưỡng lợi ích của từng khoản chi thay vì chi tiêu theo quán tính. Tuy vậy, nhược điểm của VPB nằm ở chỗ khái niệm “giá trị” mang tính chủ quan và khó đo lường định lượng, đặc biệt đối với các khoản đầu tư dài hạn như đào tạo nhân sự hay xây dựng thương hiệu. Việc phân tích giá trị cũng tiêu tốn thời gian và có thể gây tranh cãi nội bộ nếu một khoản chi bị cắt giảm vì bị đánh giá là không đủ giá trị.

Ngân sách lập từ trên xuống (top-down budgeting):

Đây là quy trình ngân sách mà cấp quản lý cao nhất đề ra ngân sách tổng thể hoặc các mục tiêu tài chính chính, sau đó phân bổ xuống cho các bộ phận cấp dưới thực hiện. Cách tiếp cận từ trên xuống, giúp bảo đảm ngân sách phù hợp với chiến lược toàn công ty và duy trì tính thống nhất trong các mục tiêu. Phương pháp này cũng tinh giản quy trình lập ngân sách, tiết kiệm thời gian cho cấp dưới bởi các chỉ tiêu đã được xác định sẵn ở cấp cao (Kaplan, 2017). Tuy nhiên, ngân sách từ trên xuống có thể khiến các bộ phận cảm thấy bị áp đặt và thiếu sự cam kết, vì họ không được tham gia nhiều vào quá trình xây dựng mục tiêu. Do thiếu chi tiết từ cấp cơ sở, ngân sách từ trên xuống đôi khi không phản ánh đầy đủ nhu cầu cụ thể của từng bộ phận, dẫn đến kế hoạch thiếu khả thi hoặc giảm động lực thực hiện ở cấp dưới.

Ngân sách lập từ dưới lên (bottom-up budgeting):

Trái ngược với cách trên, phương pháp từ dưới lên bắt đầu bằng việc các đơn vị nhỏ nhất (bộ phận, phòng, ban) tự xây dựng dự toán ngân sách dựa trên nhu cầu và tình hình thực tế của họ, rồi trình lên cấp trên để tổng hợp thành ngân sách chung của tổ chức. Cách tiếp cận này đề cao sự tham gia và trách nhiệm của nhân viên các cấp. Nhờ thu thập thông tin từ cơ sở, ngân sách lập ra thường chi tiết và sát với thực tiễn, giúp các mục tiêu đề ra trở nên khả thi hơn. Ưu điểm nổi bật của việc lập từ dưới lên là nó tạo sự đồng thuận và cam kết cao như nhân viên cảm thấy tiếng nói của mình được lắng nghe, do đó dễ chấp nhận và nỗ lực hoàn thành ngân sách được giao (Drury, 2018). Mặt hạn chế của phương pháp này là quá trình này tốn nhiều thời gian, công sức để tổng hợp ý kiến từ nhiều bộ phận và thương thảo qua nhiều cấp quản lý. Nếu thiếu sự định hướng thống nhất, ngân sách từ dưới lên có thể rời rạc, không gắn kết chặt chẽ với chiến lược tài chính tổng thể của doanh nghiệp. Ngoài ra, rủi ro có thể sẽ xuất hiện khi các cấp dưới có xu hướng đề xuất ngân sách “dễ đạt” cho đơn vị mình thay vì thử thách hơn, hoặc cảm thấy bất mãn nếu đề xuất của họ bị lãnh đạo điều chỉnh đáng kể.

Ngân sách theo hiệu suất (performance budgeting):

Đây là phương pháp lập ngân sách dựa trên hiệu quả hoạt động, còn gọi là lập ngân sách dựa trên kết quả hoặc hiệu suất công tác. Ngân sách được phân bổ dựa vào các chỉ tiêu và kết quả đầu ra như bộ phận nào đạt kết quả tốt sẽ được cấp thêm nguồn lực, trong khi, bộ phận hiệu suất kém có thể bị giảm ngân sách nếu không cải thiện. Phương pháp này nhấn mạnh mối liên hệ giữa chi tiêu và kết quả đạt được, qua đó nâng cao tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong quản lý ngân sách. Ưu điểm của việc quản lý dự toán theo hiệu suất là tạo động lực cải thiện hiệu suất cho các đơn vị thụ hưởng ngân sách, qua đó, các nhà quản lý sẽ chú trọng hơn đến kết quả vì nguồn lực tương lai phụ thuộc vào thành tích hiện tại (Robinson, 2007). Nhờ gắn chi tiêu với mục tiêu, phương pháp này cũng hỗ trợ việc đánh giá chương trình, dự án một cách khách quan hơn. Tuy nhiên, phương pháp cũng có nhược điểm là việc đo lường hiệu suất không phải lúc nào cũng chính xác hoặc đầy đủ. Nếu các chỉ số đánh giá bị thiết kế sai lệch hoặc không bao quát, việc phân bổ ngân sách có thể trở nên thiếu công bằng. Hơn nữa, áp lực thành tích quá cao có thể dẫn đến cạnh tranh không lành mạnh giữa các bộ phận và tạo động cơ “chạy theo chỉ tiêu” thay vì tập trung vào giá trị lâu dài. Trong một số trường hợp, nếu một đơn vị đang kém hiệu quả bị cắt giảm nguồn lực mạnh, họ sẽ càng khó khăn để cải thiện, vô tình tạo vòng luẩn quẩn tiêu cực (Van Dooren, 2011).

3. Lợi ích của việc lập dự toán trong công tác thực hành tiết kiệm, chống lãng phí

Như đã đề cập ở phần trên, việc lập dự toán giữ vai trò then chốt trong công tác thực hành tiết kiệm, chống lãng phí tại cả cơ quan nhà nước lẫn doanh nghiệp. Trước hết, dự toán giúp kiểm soát và phân bổ ngân sách một cách hợp lý, bảo đảm nguồn lực được sử dụng đúng mục tiêu, ưu tiên các nhiệm vụ trọng tâm, tránh tình trạng phân bổ tùy tiện hoặc không phù hợp. Việc lập ngân sách khoa học sẽ thiết kế ra kế hoạch ngân sách rõ ràng từ đầu, tạo nền tảng để đơn vị chủ động điều hành chi tiêu, tối ưu hóa sử dụng các nguồn lực sẵn có, góp phần hạn chế những khoản chi phát sinh ngoài dự kiến.

Ngoài ra, dự toán giúp hạn chế chi tiêu vượt mức và tránh đầu tư dàn trải. Khi có mức chi tiêu trần do ngân sách xác lập, các đơn vị buộc phải rà soát kỹ nhu cầu thực tế, cân nhắc giữa các lựa chọn chi tiêu, từ đó loại bỏ những khoản không cần thiết hoặc chưa cấp bách. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh nguồn lực tài chính có hạn, khi cả khu vực công và tư đều phải tính toán kỹ để bảo đảm tính hiệu quả và bền vững.

Vai trò tiếp theo của lập dự toán là trở thành công cụ đánh giá hiệu quả hoạt động tài chính. Bằng cách so sánh giữa kế hoạch và thực tế, các cơ quan, doanh nghiệp có thể xác định được mức độ hoàn thành mục tiêu, phát hiện các sai lệch và tìm hiểu nguyên nhân. Đây là cơ sở để điều chỉnh, cải thiện quy trình quản lý tài chính, nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn trong các giai đoạn tiếp theo.

Mặt khác, việc lập dự toán cũng có tác động đối với việc nâng cao tính minh bạch tài chính và trách nhiệm giải trình. Trong quá trình dự toán được thực hiện, mọi khoản chi tiêu đều trở nên minh bạch, dễ dàng kiểm tra, đối chiếu khi các cơ chế công khai thông tin và giám sát được thực hiện. Điều này giúp hạn chế tối đa tình trạng thất thoát, lãng phí, đồng thời buộc các bộ phận và cá nhân liên quan phải chịu trách nhiệm về quyết định tài chính của mình.

Cuối cùng, lập dự toán giúp bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật về ngân sách và tài chính. Đối với cơ quan nhà nước, đây là yêu cầu bắt buộc theo Luật Ngân sách nhà nước và Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, bao gồm chi thường xuyên (lương, chi hành chính) và chi đầu tư công (các dự án, công trình). Đối với doanh nghiệp, lập dự toán giúp kiểm soát tốt chi phí sản xuất, đầu tư, vận hành, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và tối ưu lợi nhuận. Do vậy, cả khu vực công và tư đều có thể chủ động trong hoạch định tài chính, sử dụng hợp lý nguồn vốn, giảm thiểu rủi ro lãng phí và hướng tới sự phát triển bền vững.

4. Một số giải pháp tăng cường hiệu quả việc lập dự toán trong thực hành tiết kiệm, chống lãng phí

Việc nâng cao hiệu quả lập dự toán trong công tác thực hành tiết kiệm, chống lãng phí đòi hỏi áp dụng đồng bộ các biện pháp như việc tổ chức; tuân thủ pháp lý; sử dụng công nghệ; năng lực, kinh nghiệm của cán bộ; cơ chế quản lý và giám sát nội bộ.

Trước hết, về mặt tổ chức, các đơn vị cần rà soát, kiện toàn bộ máy quản lý ngân sách; phân định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, tránh chồng chéo nhiệm vụ, bảo đảm mọi khâu lập dự toán đều có người chịu trách nhiệm. Đặc biệt, việc xác lập cơ chế trách nhiệm và kỷ luật là rất quan trọng. Ví dụ, người đứng đầu phải chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả thực hiện dự toán, đồng thời cần có các biện pháp xử lý nghiêm minh đối với những trường hợp vi phạm gây lãng phí, từ đó tạo động lực và ý thức tuân thủ tiết kiệm trong toàn bộ tổ chức.

Về pháp lý, việc hoàn thiện khuôn khổ pháp luật và định mức chi tiêu là nền tảng để bảo đảm công tác lập dự toán được thực hiện đúng quy định. Các cơ quan, doanh nghiệp cần cập nhật kịp thời các văn bản pháp luật mới, đồng thời tuân thủ tuyệt đối quy định của Luật Ngân sách nhà nước, Luật Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí cũng như các văn bản hướng dẫn liên quan. Điều này giúp bảo đảm mọi khoản chi được đề xuất trong dự toán đều hợp pháp và cần thiết, phù hợp với thực tế, tránh tình trạng lập ngân sách hình thức hoặc chi tiêu ngoài dự toán.

Ở khía cạnh công nghệ, việc ứng dụng các phần mềm lập dự toán và quản lý tài chính điện tử giúp tăng độ chính xác, giảm thời gian xử lý dữ liệu, đồng thời cho phép phát hiện sớm các khoản chưa hợp lý trong dự toán. Ngoài ra, việc chuyển đổi số các quy trình lập ngân sách, áp dụng hệ thống theo dõi chi tiêu thời gian thực sẽ góp phần nâng cao tính minh bạch và giám sát, giúp các đơn vị kịp thời điều chỉnh các khoản chi chưa hợp lý, ngăn ngừa rủi ro lãng phí từ sớm.

Năng lực cán bộ là yếu tố then chốt quyết định chất lượng dự toán. Các cơ quan, doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ lập dự toán, trang bị kỹ năng phân tích tài chính cũng như sử dụng công cụ công nghệ mới. Bên cạnh đó, việc xây dựng văn hóa trách nhiệm, đề cao tinh thần tiết kiệm, trung thực, liêm chính sẽ giúp nâng cao nhận thức và trách nhiệm của mỗi cán bộ liên quan.

Về quy trình, cần thiết lập một quy trình lập dự toán chuẩn, rõ ràng, từ khâu đề xuất nhu cầu, thẩm định đến phê duyệt, bảo đảm mọi khoản chi đều được xem xét kỹ lưỡng, loại bỏ sớm các chi phí không cần thiết. Một biện pháp quan trọng là áp dụng phương pháp lập ngân sách từ đầu, yêu cầu các bộ phận phải giải trình chi tiết từng khoản chi, giúp dự toán bám sát nhu cầu thực tế và tránh tình trạng dàn trải, hình thức.

Cuối cùng, giám sát nội bộ đóng vai trò không thể thiếu trong việc quản lý dự toán. Các đơn vị cần tăng cường kiểm tra định kỳ quá trình lập và thực hiện dự toán, phát hiện kịp thời những sai sót hoặc dấu hiệu lãng phí để chấn chỉnh. Đồng thời, việc thực hiện báo cáo thường xuyên, so sánh giữa dự toán và thực chi, giúp nhà quản lý có cơ sở đánh giá hiệu quả sử dụng ngân sách, từ đó điều chỉnh hợp lý, bảo đảm nguồn lực tài chính được sử dụng tiết kiệm và đúng mục đích.

Tài liệu tham khảo:

1. ACCA (2020). All about budgeting - Part 4. ACCA Global. (Technical article on budgeting methods).

2. Kaplan (2017). ACCA F5 Study Text: Budgeting. Kaplan Publishing.

3. Robinson, M. (2007). Performance Budgeting: Linking Funding and Results. IMF Publications.

4. Van Dooren, W. (2011). Performance Management in the Public Sector. Routledge.

5. https://sapp.edu.vn/bai-viet-cma/du-toan-ngan-sach/

6. https://tdmu.edu.vn/don-vi-truc-thuoc/phong-ke-hoach-tai-chinh/quy-trinh-nghiep-vu/quy-trinh-lap-du-toan

7. https://corporatefinanceinstitute.com/resources/fpa/incremental-budgeting/

8. https://tapchitaichinh.vn/vai-tro-du-toan-ngan-sach-trong-quan-tri-doanh-nghiep

9. https://sme.misa.vn/23347/Cong-khai-du-toan-de-tiet-kiem-chong-lang-phi/

10. https://taisancong.vn/ban-hanh-chuong-trinh-thuc-hanh-tiet-kiem-chong-lang-phi-nam-2025-41673.html