Kinh nghiệm số hóa hoạt động kho quỹ các ngân hàng trên thế giới và bài học cho ngân hàng Việt Nam

Tóm tắt: Chuyển đổi số trong hoạt động kho quỹ ngân hàng đã và đang trở thành xu thế tất yếu toàn cầu, góp phần nâng cao hiệu quả vận hành, tối ưu hóa chi phí và tăng cường quản trị rủi ro đối với mảng nghiệp vụ đặc trưng của ngân hàng. Tuy nhiên, số hóa hoạt động kho quỹ ngân hàng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro, thách thức đòi hỏi các ngân hàng có sự nghiên cứu, lựa chọn phù hợp về mức độ số hóa và tối ưu hóa các công nghệ. Trên cơ sở kinh nghiệm ứng dụng công nghệ số của các ngân hàng quốc tế, các mô hình trung tâm kho quỹ thông minh; đánh giá thực trạng số hóa kho quỹ của các ngân hàng thương mại (NHTM) Việt Nam, bài viết sẽ đánh giá về lợi ích cũng như thách thức khi số hóa hoạt động kho quỹ. Từ đó, bài viết đưa ra một số bài học kinh nghiệm đối với các ngân hàng Việt Nam để nâng cao hiệu quả số hóa hoạt động kho quỹ ngân hàng trong giai đoạn 2026 - 2030.

Từ khóa: Chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ kho quỹ ngân hàng; số hóa kho quỹ ngân hàng; trung tâm kho quỹ thông minh, mô hình định lượng về số hóa kho quỹ ngân hàng.

THE EXPERIENCE IN DIGITIZATION OF TREASURY OPERATIONS AT BANKS WORLDWIDE AND LESSONS FOR VIETNAMESE BANKS

Abstract: The digital transformation of treasury operations at banks has become an inevitable global trend, contributing to enhanced operational efficiency, cost optimization, and improved risk management in one of the bank’s core functions. However, digitizing treasury operations also presents numerous risks and challenges, requiring banks to carefully study and select appropriate levels of digitization and technological optimization. Based on the experiences of international banks in applying digital technologies, the model of smart treasury centers, the assessment of the current state of treasury digitization at Vietnamese commercial banks, this article evaluates the benefits and challenges of treasury digitization. Thereby, the article proposes several lessons for Vietnamese banks to enhance the effectiveness of treasury operation digitization in the period 2026 - 2030.

Keywords: Digital transformation, banking treasury technology applications, banking treasury digitization, smart treasury centers, quantitative models for banking treasury digitization.

Ảnh minh họa (Nguồn: Internet)

1. Kinh nghiệm số hóa hoạt động kho quỹ của các ngân hàng trên thế giới

1.1. Công nghệ số hóa hoạt động kho quỹ của các NHTM thế giới

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ trong lĩnh vực tài chính - ngân hàng, các NHTM hàng đầu thế giới đã và đang tiên phong trong ứng dụng công nghệ, đưa hoạt động nghiệp vụ kho quỹ lên môi trường số, đặc biệt là trong số hóa hoạt động nghiệp vụ kho quỹ, đáp ứng tiêu chuẩn, yêu cầu quản trị rủi ro kho quỹ hiện đại của ngân hàng trung ương (NHTW) và các cơ quan quản lý trong bối cảnh thị trường tài chính, ngân hàng thế giới ngày càng nhiều biến động, rủi ro.

Các công nghệ chính được nhiều ngân hàng trên thế giới ứng dụng trong số hóa hoạt động kho quỹ là các công nghệ của Cách mạng công nghiệp lần thứ tư (CMCN 4.0), ứng dụng mạng 4G/5G và hệ thống viễn thông thế hệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), máy học (ML), dữ liệu lớn (Big Data), tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud Computing), công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID), Robotics (Robot tự động và Robot thông minh), công nghệ sinh trắc học (Biometric Authentication), giao diện lập trình ứng dụng mở (Open API); hệ thống định vị toàn cầu (GPS)...

Bank of America - BOA (Mỹ) đã phối hợp với các công ty công nghệ tài chính (Fintech) nghiên cứu kết hợp đa dạng các công nghệ hiện đại để số hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ kho quỹ như ứng dụng AI, ML trong kiểm đếm, đóng bó, bảo quản tiền mặt tự động; quản lý giao nhận tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá bằng hệ thống mã vạch (Barcode) và sử dụng công nghệ sinh trắc học để xác thực người dùng. BOA còn ứng dụng công nghệ trong công tác quản trị, dự báo tồn dư tiền mặt và vị thế tiền mặt trong tương lai.

Ngân hàng Công Thương Trung Quốc (ICBC) đã áp dụng chiến lược kết hợp giữa tự phát triển công nghệ¹ và hợp tác với các công ty công nghệ bên ngoài để triển khai đồng bộ số hóa hoạt động kho quỹ như công nghệ chuỗi khối (Blockchain), Big Data, AI, Cloud Computing, RFID để kiểm soát luồng luân chuyển tiền mặt trong hoạt động kho quỹ và kiểm soát hệ thống ATM từ xa giúp xử lý rủi ro tức thời; ứng dụng công nghệ nhận dạng vân tay để kiểm soát việc ra vào hệ thống kho quỹ của nhân viên; ICBC còn ứng dụng công nghệ AI kết hợp GPS để dự báo nhu cầu tiền, kiểm soát định vị của các xe vận chuyển tiền giúp tối ưu việc vận chuyển, điều phối tiền.

Ngân hàng Standard Chartered (Anh): Áp dụng công nghệ Open API kết hợp với giải pháp SAP kết nối đa ngân hàng giúp tăng hiệu quả kết nối ngân hàng - khách hàng, tự động hóa các giao dịch tài chính (trong đó có hoạt động ngân quỹ và quản lý tiền mặt) giữa Standard Chartered và khách hàng theo thời gian thực, cập nhật và dự báo chính xác nhu cầu tiền mặt của khách hàng trong tương lai, hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý ngân quỹ theo thời gian thực, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và tối ưu hóa dòng tiền.

Bên cạnh việc tự phát triển công nghệ số hóa kho quỹ của các NHTM trên thế giới, các công ty công nghệ, công ty thanh toán và/hoặc các nhà cung cấp giải pháp chuyên biệt đã và đang khẳng định vai trò ngày càng quan trọng trong việc số hóa hoạt động kho quỹ, nâng cao hiệu quả quản lý, điều tiết tiền mặt và phát triển các dịch vụ kho quỹ hiện đại.

Fiserv, Bottomline Technologies, Kyriba và Raffles là những công ty hàng đầu trong việc phát triển giải pháp phần mềm quản lý tiền mặt với khả năng phân tích và dự báo dòng tiền tồn kho, điều phối tiền mặt giữa các điểm giao dịch, kiểm soát ATM từ xa và tối ưu hóa chi phí vận hành tiền mặt. Những giải pháp này hướng đến tính năng phân tích hiệu suất theo thời gian thực và hỗ trợ ra quyết định chiến lược về lượng tồn quỹ.

Các tập đoàn lớn như G+D (Đức), Glory Global Solutions (Nhật Bản), Diebold Nixdorf (Mỹ/Đức), và NCR Corporation (Mỹ) tập trung phát triển hệ thống thiết bị phần cứng và nền tảng tích hợp phần mềm - phần cứng cho các trung tâm tiền mặt lớn, NHTW và các NHTM. Trong đó, G+D cung cấp giải pháp “Cash Center Automation” như Compass Cash Center Software và hệ thống AGV NotaTracc® có khả năng tự động vận hành và kiểm soát chu trình tiền mặt với mức độ chính xác cao. Glory Global Solutions là đơn vị cung cấp thiết bị CDM/CRM và giải pháp Vault Management cho nhiều ngân hàng khu vực Đông Nam Á, minh chứng cho xu thế khu vực hóa và phù hợp hóa công nghệ theo nhu cầu thị trường bản địa.

Các doanh nghiệp công nghệ khác như Hitachi - Omron, GRG Banking (Trung Quốc), CMS Info Systems (Ấn Độ) và CPS Ltd (Anh) với hơn 60 năm kinh nghiệm và hoạt động tại hơn 100 quốc gia, tập trung cung cấp các giải pháp tích hợp toàn trình, từ giám sát nhu cầu tiền mặt tại từng điểm đến hệ thống điều phối trung tâm, đồng thời kết nối với hệ thống vận chuyển tiền mặt (CIT) nhằm đảm bảo luồng tiền mặt được điều chuyển hiệu quả và an toàn. Đặc biệt, các hệ thống này ngày càng được thiết kế mở để có thể tích hợp trực tiếp với ngân hàng số và hạ tầng API, hướng đến mô hình “kho quỹ kết nối” (Connected Vaults).

1.2. Mô hình Trung tâm dịch vụ kho quỹ thông minh

Trung tâm dịch vụ kho quỹ thông minh là sự tích hợp đồng bộ giữa phần cứng (thiết bị két sắt tự động, máy nạp/rút tiền tự động - CDM, hệ thống thiết bị kiểm đếm, vận hành kho; camera giám sát, thiết bị kiểm soát truy cập…) với công nghệ hiện đại và phần mềm quản lý (quản trị hệ thống báo cáo, dữ liệu liên quan đến tiền mặt, kết nối nghiệp vụ kho quỹ với hệ thống ngân hàng lõi - Core Banking, CRM, và CIT…)

1.2.1. Mô hình Trung tâm tiền mặt tự động của PEC

PEC là một công ty công nghệ của Bỉ, chuyên cung cấp các giải pháp kỹ thuật tiên tiến liên quan đến quản lý tiền mặt. PEC đã cung cấp giải pháp về Trung tâm tiền mặt tự động trên cơ sở tích hợp hệ thống công nghệ thông tin trong toàn bộ chu trình tiền mặt, quản lý dữ liệu và báo cáo: (i) Tự động hóa toàn bộ quy trình xử lý tiền mặt, đóng gói theo mệnh giá và chất lượng, giảm thiểu sự can thiệp của con người và tăng độ chính xác của quá trình kiểm đếm, đóng gói; (ii) Quản lý dữ liệu và báo cáo về số lượng, mệnh giá, trạng thái của tiền bằng phần mềm chuyên dụng, cho phép theo dõi và truy xuất thông tin một cách nhanh chóng; (iii) Hệ thống báo cáo tự động về hoạt động xử lý tiền mặt, hỗ trợ việc ra quyết định và tuân thủ các yêu cầu kiểm toán.

Ưu điểm: (i) Kết nối trực tuyến/thời gian thực: Trung tâm có thể được tích hợp với hệ thống ngân hàng lõi của các ngân hàng/tổ chức tài chính, giúp cập nhật thông tin giao dịch và số dư tài khoản theo thời gian thực; (ii) Giao diện thân thiện: Hệ thống cung cấp giao diện người dùng thân thiện, cho phép các cán bộ kho quỹ dễ dàng thao tác và quản lý các hoạt động liên quan đến tiền mặt; (iii) Đảm bảo an ninh và giám sát: Hệ thống giám sát 24/7. Trung tâm được trang bị hệ thống camera giám sát và cảm biến an ninh hoạt động liên tục, bảo đảm an toàn cho toàn bộ quá trình xử lý tiền mặt; kiểm soát truy cập bằng thẻ từ hoặc công nghệ sinh trắc học.

1.2.2. Mô hình kho quỹ thông minh (WMS) của NHTW Anh

WMS của NHTW Anh gồm 4 cấu phần chính:

(i) Quản lý nhập kho hỗ trợ việc tiếp nhận tiền mặt và tài sản quý, bao gồm: Lên kế hoạch và giám sát quá trình nhập kho; xác minh số lượng, chất lượng và ghi nhận chi tiết vào hệ thống; (ii) Lưu trữ và sắp xếp: Sau khi tiếp nhận, WMS hướng dẫn việc lưu trữ tiền mặt và tài sản quý vào các vị trí phù hợp, tối ưu dựa trên kích thước, trọng lượng và mức độ ưu tiên; ghi nhận vị trí lưu trữ trong hệ thống bảo đảm khả năng truy xuất và quản lý dễ dàng; (iii) Quản lý tồn kho bao gồm quản lý thông tin chi tiết về số lượng, vị trí và tình trạng của từng mục, cảnh báo mức tồn kho thông báo khi số lượng đạt mức tối thiểu hoặc tối đa để kịp thời điều chỉnh; (iv) Quản lý xuất kho: Bảo đảm tính minh bạch và chính xác trong giao dịch xuất kho; (v) Hệ thống báo cáo và phân tích tự động giúp đánh giá hiệu quả hoạt động và đề xuất cải tiến; theo dõi xu hướng và dự báo hỗ trợ việc lập kế hoạch và ra quyết định chiến lược.

Các công nghệ nổi bật được WMS sử dụng là: Tự động hóa và robot hóa; công nghệ nhận dạng sinh trắc học để kiểm soát quyền truy cập vào các khu vực quan trọng trong kho quỹ; phân tích dữ liệu, AI để xử lý và phân tích lượng dữ liệu lớn, hỗ trợ việc ra quyết định và tối ưu hóa quy trình; công nghệ Blockchain kết hợp với Icloud để lưu trữ và quản lý dữ liệu, tăng cường tính minh bạch và bảo mật; hệ thống camera giám sát độ phân giải cao.

1.2.3. Mô hình kho quỹ tự động của NHTW Singapore (MAS)

MAS đã áp dụng các hệ thống công nghệ tự động hóa trong mô hình kho quỹ tự động nhằm giảm thiểu tác nghiệp thủ công và nâng độ chính xác. Việc số hóa hồ sơ và giao dịch giúp giảm thiểu rủi ro liên quan đến lưu trữ vật lý. Hệ thống an ninh và giám sát tiên tiến ứng dụng camera độ phân giải cao kết hợp AI để phát hiện và cảnh báo các hoạt động bất thường trong khu vực kho quỹ. Kiểm soát truy cập thông qua công nghệ sinh trắc học bao gồm: Nhận diện khuôn mặt, vân tay và mống mắt, đảm bảo chỉ những nhân viên được ủy quyền mới có thể tiếp cận các khu vực quan trọng. Bên cạnh đó, công tác quản lý thanh khoản và dự báo nhu cầu tiền mặt được thực hiện nhờ việc sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu lớn (Big Data Analytics) để dự báo nhu cầu tiền mặt, tối ưu hóa lượng tiền dự trữ và đảm bảo cung ứng kịp thời cho nền kinh tế. Ngoài ra, MAS cũng triển khai hệ thống cảnh báo sớm, thông qua mô hình dự báo nhằm phát hiện kịp thời các biến động kinh tế có thể ảnh hưởng đến nhu cầu tiền mặt, từ đó đưa ra các biện pháp ứng phó phù hợp.

Qua nghiên cứu kinh nghiệm số hóa hoạt động kho quỹ của một số ngân hàng trên thế giới cho thấy, mỗi ngân hàng có sự lựa chọn đối tác và lộ trình phát triển công nghệ khác nhau tùy theo chiến lược, định hướng, mục tiêu phát triển và bối cảnh thị trường, trong đó sự hợp tác giữa ngân hàng và công ty công nghệ đang trở thành xu hướng, là động lực chính góp phần định hình lại cấu trúc và năng lực vận hành của kho quỹ ngân hàng hiện đại. Các công nghệ của CMCN 4.0 được ứng dụng và tích hợp đa lớp (phần mềm - phần cứng - dữ liệu) gắn với đổi mới quy trình nghiệp vụ, nâng cao chất lượng nhân sự là nền tảng giúp các NHTM đáp ứng nhu cầu của khách hàng, cải thiện năng suất lao động và giảm thiểu rủi ro vận hành nghiệp vụ kho quỹ, đáp ứng yêu cầu quản trị rủi ro hiện đại.

2. Thực trạng số hóa kho quỹ ngân hàng Việt Nam giai đoạn 2012 - 2025

2.1. Các giai đoạn số hóa hoạt động kho quỹ ngân hàng Việt Nam

Giai đoạn 2012 - 2015

Giai đoạn 2012 - 2015 đánh dấu bước đầu của quá trình số hóa hoạt động kho quỹ trong các NHTM Việt Nam. Công nghệ thông tin bắt đầu được áp dụng để hiện đại hóa quy trình quản lý kho quỹ nội bộ, tuy nhiên mức độ tự động hóa và hiện đại hóa vẫn còn hạn chế và chưa đồng bộ. Ở góc độ quản lý, với nhu cầu cấp thiết về hiện đại hóa công tác tiền tệ kho quỹ, từ năm 2011, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN) đã bắt đầu nghiên cứu xây dựng phần mềm CMO - là hệ thống quản lý và phát hành kho quỹ tập trung của NHNN, đánh dấu việc NHNN trở thành một trong những NHTW đầu tiên trong khu vực Đông Nam Á vận hành thành công hệ thống công nghệ trong quản lý kho quỹ. Về các NHTM, một số công đoạn trong quy trình nghiệp vụ kho quỹ đã bước đầu được các NHTM chú trọng như kiểm kê định kỳ, camera giám sát cơ bản tại kho tiền các chi nhánh...

Tuy nhiên, phần lớn công tác quản lý kho tiền, tài sản quý vẫn được thực hiện thủ công hoặc trên nền tảng sổ sách truyền thống, phần mềm nội bộ đơn giản, chưa thiết lập một hệ thống quản lý kho quỹ tập trung; việc nhập, xuất tiền mặt, kiểm kê vẫn thực hiện thủ công; dữ liệu kho quỹ chưa được được tích hợp đồng bộ với hệ thống core banking…

Giai đoạn 2016 - 2020

Giai đoạn 2016 - 2020 đánh dấu bước chuyển mình mạnh mẽ trong số hóa hoạt động kho quỹ, trong đó, nhiều ngân hàng lớn triển khai các đề án hiện đại hóa kho quỹ, giảm dần thao tác thủ công, ứng dụng công nghệ thông tin các quy trình nghiệp vụ kho quỹ; triển khai các dự án số hóa kho quỹ, tập trung xây dựng phần mềm quản lý kho quỹ, cơ sở dữ liệu tập trung; xây dựng mô hình kho quỹ tập trung…

Tuy nhiên, tính đến cuối giai đoạn này, tỉ lệ lưu trữ hồ sơ, chứng từ vật lý vẫn chiếm tỉ lệ lớn; vẫn có tới hơn 80% số lượng ngân hàng chưa tích hợp các quy trình nghiệp vụ kho quỹ vào hệ thống core banking; chỉ khoảng 10% số lượng ngân hàng có khả năng theo dõi tồn kho tiền mặt theo thời gian thực, cho thấy mức độ số hóa kho quỹ ngân hàng vẫn chưa đồng đều và còn nhiều hạn chế trong tích hợp toàn diện nghiệp vụ kho quỹ vào hệ thống core banking, ứng dụng các giải pháp công nghệ hiện đại, quản lý kho quỹ tập trung...

Giai đoạn 2021 - 2025

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngành Ngân hàng diễn ra mạnh mẽ và toàn diện, số hóa hoạt động kho quỹ ngân hàng tiếp tục được đẩy mạnh trong giai đoạn 2021 -2025. Đến tháng 6/2025, phần lớn công đoạn quy trình kho quỹ đã được tự động hóa ở cấp độ tương đối cao, vận hành kho quỹ trở nên nhanh chóng, minh bạch và an toàn. Theo báo cáo của NHNN và các NHTM, tỉ lệ số hóa hoạt động kho quỹ trong nội bộ các NHTM giai đoạn 2021 - 2025 đạt khoảng 80%, gấp khoảng 4 lần giai đoạn 2012 - 2015, gấp 1,5 lần giai đoạn 2016 - 2020; nhiều thao tác thủ công trong quản lý tiền mặt và các công đoạn của quy trình nghiệp vụ kho quỹ (như nhập số liệu, kiểm kê, lập kế hoạch tiếp quỹ, theo dõi trực tuyến giao dịch tiền mặt, kiểm đếm, đối chiếu tự động…) đã được tự động hóa.

Tuy nhiên, mức độ số hóa vẫn chưa thực sự đồng đều (chủ yếu tập trung ở các NHTM Nhà nước, tiềm lực tài chính tốt); một số công đoạn của quy trình nghiệp vụ kho quỹ chưa được số hóa; quy trình nghiệp vụ kho quỹ chưa đổi mới, trình độ nhân sự chưa đáp ứng yêu cầu số hóa; mô hình kho quỹ hiện đại chưa phát triển…

2.2. Kết quả khảo sát về số hóa hoạt động kho quỹ ngân hàng Việt Nam

Nhóm nghiên cứu đã thực hiện khảo sát với khoảng 30 TCTD tại Việt Nam về mức độ số hóa, mức độ trưởng thành số và các công nghệ áp dụng trong số hóa hoạt động kho quỹ ngân hàng.

Về công nghệ ứng dụng trong số hóa hoạt động kho quỹ

Các công nghệ chủ chốt được các TCTD ưu tiên lựa chọn trong số hóa kho quỹ như Open API, AI, ML, RPA, Biometric Authentication; quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM), nhận dạng ký tự quang học (OCR)… Trong đó, 70% TCTD lựa chọn và có kế hoạch triển khai Open API và AI để tự động hóa hệ thống nội bộ và tăng cường kết nối với khách hàng; khoảng 17% TCTD đã hoặc đang triển khai RPA nội bộ để tự động hóa các tác vụ lặp lại trong nghiệp vụ kho quỹ như đối soát dữ liệu tiền mặt, cập nhật tồn quỹ, báo cáo định kỳ, điều phối lệnh điều chuyển tiền theo lịch, tự động cập nhật số liệu ATM/CDM..., đồng thời các TCTD có kế hoạch kết hợp RPA với AI và Open API để xây dựng hệ sinh thái kho quỹ số vận hành thông minh, liền mạch; khoảng 30% TCTD đã hoặc đang triển khai hệ thống ECM trong nội bộ và có kế hoạch áp dụng ECM cho đối tác tổ chức.

Các công nghệ giúp tự động hóa 80% công đoạn tác nghiệp kho quỹ như hỗ trợ dự báo nhu cầu tiền mặt, tối ưu kế hoạch và cung đường điều chuyển tiền; quản lý tổn quỹ theo thời gian thực; xác thực chứng từ điện tử; kiểm đếm giao nhận nội bộ; giám sát an toàn kho quỹ; tăng độ chính xác của hoạt động kiểm kê, cánh báo và phát hiện sớm giao dịch bất thường; xây dựng báo cáo thông minh… Tuy nhiên, một số công nghệ khá phổ biến trên thế giới chưa được các ngân hàng chú trọng đầu tư hoặc mức độ quan tâm còn thấp (có thể do chi phí lớn, nền tảng hạ tầng chưa đáp ứng hoặc kế hoạch lựa chọn công nghệ chưa phù hợp) như RPA, Blockchain, xác thực sinh trắc học, nhận dạng ký tự quang học (OCR)…

Về mức độ số hóa trong hoạt động kho quỹ nội bộ và cung cấp dịch vụ ngân quỹ cho khách hàng

Theo báo cáo khảo sát, 16% TCTD đã hoàn thiện số hóa nội bộ và đang triển khai ra bên ngoài (trong đó 12% đã số hóa với khách hàng cá nhân và 12% đã số hóa với khách hàng tổ chức); 48% TCTD (12/30 đơn vị) đã thực hiện số hóa nội bộ song chưa triển khai số hóa dịch vụ kho quỹ tới khách hàng; 36% TCTD chưa có kế hoạch số hóa hoạt động kho quỹ nội bộ (9/30 đơn vị).

Đối chiếu với mô hình chấp nhận công nghệ (TAM)¹ và mô hình trưởng thành số (Digital Maturity Model)² cho thấy, phần lớn các NHTM Việt Nam mới ở mức độ 3 đã ứng dụng công nghệ trong hoạt động nghiệp vụ kho quỹ nội bộ, cải thiện hiệu quả vận hành; một số ngân hàng tiên phong đã đạt đến mức 4 với hệ thống quản lý kho quỹ thông minh có khả năng tự điều phối dòng tiền mặt, rất ít ngân hàng đạt mức 5 do hạn chế về năng lực tổng hợp phân tích dữ liệu, hạ tầng AI và khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu. Đồng thời, mức độ chấp nhận công nghệ chưa đồng đều, một số ngân hàng vừa và nhỏ hoặc chi nhánh ở vùng xa của các NHTM vẫn phụ thuộc vào quy trình thủ công hoặc bán tự động, dẫn đến năng suất thấp và tỉ lệ sai sót cao.

Về đối tượng khách hàng phát triển dịch vụ kho quỹ

Hầu hết các TCTD (gần 80% đơn vị tham gia khảo sát) lựa chọn đối tượng khách hàng của số hóa dịch vụ ngân quỹ là cả ba nhóm khách hàng: Doanh nghiệp, cá nhân/bán lẻ và TCTD hơn là chỉ giới hạn ở một phân khúc riêng lẻ nhằm tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh và mở rộng thị phần. Xu hướng này phù hợp với xu hướng chung của thế giới và khu vực châu Á. Với từng phân khúc khách hàng, tỉ lệ lựa chọn khách hàng doanh nghiệp là cao nhất (24,1% TCTD tham gia khảo sát lựa chọn), 20,7% tập trung vào khách hàng cá nhân/bán lẻ, chỉ có 4,3% TCTD tập trung vào khách hàng tổ chức tài chính.

Về sản phẩm, dịch vụ kho quỹ

Khoảng 52% TCTD tham gia khảo sát mong muốn số hóa toàn bộ dịch vụ kho quỹ, hướng tới xây dựng hệ sinh thái kho quỹ hợp nhất kết nối tất cả các chức năng, dịch vụ ngân quỹ như thu - chi - kiểm đếm - bảo quản - vận chuyển tiền trong một nền tảng thống nhất nhằm tiết kiệm chi phí, giảm thời gian xử lý và tối ưu nguồn lực, đồng thời đáp ứng tốt hơn nhu cầu đa dạng của khách hàng. Có 40% TCTD lựa chọn số hóa đơn lẻ dịch vụ thu chi tiền mặt truyền thống trong khi chỉ có 12% lựa chọn số hóa đơn lẻ dịch vụ kiểm đếm hoặc bảo quản tài sản (như kiểm đếm tiền, quản lý tài sản đảm bảo...).

3. Lợi ích và rủi ro, thách thức của số hóa hoạt động kho quỹ ngân hàng

3.1. Lợi ích

Thứ nhất, tăng hiệu quả quản lý và vận hành: Ứng dụng công nghệ giúp loại bỏ những thao tác thủ công trong các công đoạn của quy trình nghiệp vụ kho quỹ. Đồng thời, những bước tiến trong tự động hóa quy trình tác nghiệp, quản lý hoạt động kho quỹ theo thời gian thực giúp giảm thời gian tác nghiệp và tăng độ chính xác, tạo điều kiện tích hợp với các hệ thống nghiệp vụ, sản phẩm, dịch vụ khác của ngân hàng như core banking, thanh toán, kinh doanh ngoại hối, kế toán, hệ thống kiểm toán nội bộ…

Thứ hai, tối ưu hoá chi phí và nguồn lực: Việc tự động hóa các công đoạn của quy trình nghiệp vụ kho quỹ giúp giảm chi phí và nhân lực (chi phí vận hành, chi phí giấy tờ, chi phí bảo quản hồ sơ và chi phí nhân lực).

Thứ ba, giảm thiểu rủi ro, tăng cường bảo mật và an ninh: Việc theo dõi mọi thông tin, dữ liệu trên môi trường số giúp thuận lợi trong quá trình truy vết, lưu nhật ký giao dịch, kiểm tra, giám sát, nhận diện bất thường, cảnh báo rủi ro.

Thứ tư, phát triển hệ sinh thái ngân hàng hiện đại: Là một hoạt động nghiệp vụ thiết yếu, quan trọng của ngân hàng, sự kết nối liên thông giữa số hóa nghiệp vụ kho quỹ với các hoạt động ngân hàng, tài chính hiện đại góp phần đáp ứng nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ ngân hàng hiện đại, nhu cầu tiền mặt.

Thứ năm, hỗ trợ ra quyết định chiến lược bằng dữ liệu: Việc sử dụng các công nghệ hiện đại giúp việc lưu trữ báo cáo, dữ liệu và dự báo liên quan đến hoạt động kho quỹ được thực hiện thuận lợi và hiệu quả hơn, hỗ trợ tích cực cho quá trình ra quyết định chiến lược bằng dữ liệu.

Thứ sáu, đáp ứng các tiêu chuẩn, thông lệ quốc tế và nâng cao hiệu quả quản lý: Việc số hóa/chuyển đổi số hoạt động kho quỹ của TCTD, tiến tới mô hình ngân hàng không giấy tờ (paperless), chuẩn hóa theo thông lệ quốc tế và khuyến nghị của các tổ chức quốc tế như Ngân hàng Thế giới (WB), Ngân hàng Thanh toán Quốc tế (BIS), Quỹ Tiền tệ Quốc tế (IMF)… góp phần nâng cao hiệu quả giám sát, quản lý của NHTW và các cơ quan quản lý.

Thứ bảy, nâng cao thanh khoản nền kinh tế, hỗ trợ phát triển kinh tế - xã hội: Việc số hóa/chuyển đổi số hoạt động kho quỹ không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh, vị thế, uy tín của ngành Ngân hàng mà còn tối ưu hóa nhu cầu tiền mặt của các chủ thể liên quan, đảm bảo thông suốt các hoạt động thanh toán, luân chuyển hàng hóa, dịch vụ trong nền kinh tế, đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế - xã hội.

3.2. Rủi ro, thách thức

Một là, rủi ro công nghệ: Rủi ro an ninh mạng ngày càng phức tạp, tinh vi; các cuộc tấn công mạng malware, ransomware, phishing có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho các TCTD nếu không chú trọng quản trị rủi ro công nghệ, bảo đảm an ninh, bảo mật. Cùng với đó, rủi ro bị “khóa công nghệ” và phụ thuộc vào cập nhật, bảo trì của nhà cung cấp có thể tiềm ẩn khi các giải pháp quản lý kho quỹ được cung cấp bởi đối tác công nghệ.

Hai là, rủi ro vận hành: Nếu phần mềm kho quỹ hoặc các thiết bị hỗ trợ (máy kiểm đếm, cảm biến IoT…) gặp sự cố trong giờ cao điểm, toàn bộ luồng tiền mặt có thể bị gián đoạn; sai sót trong nhập liệu và đồng bộ: nếu không kiểm soát tốt, việc nhập sai dữ liệu hoặc thiếu đồng bộ, chính xác giữa các chi nhánh - hội sở có thể dẫn đến chênh lệch số liệu tồn quỹ, nhất là trong giai đoạn đầu số hóa.

Ba là, rủi ro về nhân sự: Cán bộ kho quỹ trình độ chuyên môn còn hạn chế, thường quen với thao tác thủ công, thiếu kỹ năng số, có thể gặp khó khăn trong việc tiếp cận công nghệ, đặc biệt tại các chi nhánh; một bộ phận nhân sự không sẵn sàng thích ứng với môi trường vận hành mới, dẫn đến hiệu quả triển khai bị hạn chế.

Bốn là, thách thức về đầu tư và chi phí: Việc triển khai hệ thống quản lý kho quỹ toàn diện đòi hỏi chi phí lớn: Hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm bản quyền, thiết bị kiểm đếm thông minh, hệ thống camera - cảm biến,… vì vậy, các ngân hàng quy mô nhỏ hoặc chi nhánh ngân hàng ở vùng sâu, vùng xa sẽ gặp khó đảm bảo ngân sách đầu tư đồng bộ.

Năm là, thách thức trong việc tích hợp hệ thống và tuân thủ các yêu cầu quản lý: Việc tích hợp hệ thống kho quỹ với core banking, hệ thống phần mềm ERP kế toán, quản lý rủi ro nội bộ… cũng như việc báo cáo cho NHTW và các cơ quan quản lý đòi hỏi quy trình phối hợp chuẩn hóa và dữ liệu thống nhất. Vi phạm quy định về bảo mật dữ liệu có thể dẫn đến xử phạt và tổn hại uy tín ngân hàng.

Sáu là, thiếu chuẩn hóa và đồng bộ quy trình: Việc áp dụng nhiều mô hình quản lý kho quỹ cục bộ khác nhau và lộ trình số hóa không được chuẩn hóa từ đầu sẽ gây khó khăn trong vận hành, quản lý tập trung.

Bảy là, thách thức quản trị thay đổi: Là một trong những nghiệp vụ truyền thống lâu đời, số hóa kho quỹ là một sự thay đổi mạnh mẽ về văn hóa vận hành, đòi hỏi cần có sự phối hợp chặt chẽ của các bộ phận, sự ủng hộ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo, cũng như chính sách đào tạo, khuyến khích rõ ràng cho cán bộ nghiệp vụ kho quỹ.

4. Bài học kinh nghiệm đối với các NHTM Việt Nam trong số hóa hoạt động kho quỹ giai đoạn 2026 - 2030

Theo khảo sát của nhóm nghiên cứu về triển vọng số hóa hoạt động kho quỹ của NHTM Việt Nam trong giai đoạn 2026 - 2030, khoảng 23,3% TCTD dự báo số hóa hoạt động kho quỹ sẽ phát triển mạnh trong 5 năm tới; trong khi 16,7% TCTD đánh giá triển vọng ở mức trung bình (ít thay đổi so với hiện tại) và 16,7% TCTD cho rằng số hóa hoạt động kho quỹ sẽ đối mặt với nhiều rủi ro.

Về các yếu tố tác động tích cực đến triển vọng số hóa hoạt động kho quỹ, 70% TCTD đánh giá việc NHNN thay đổi mô hình tổ chức quản lý hoạt động kho quỹ sẽ là yếu tố tích cực tới dịch vụ kho quỹ trong 3 - 5 năm tới, xu hướng chuyển từ mô hình tự vận hành kho quỹ sang thuê dịch vụ kho quỹ sẽ gia tăng cùng với sự hoàn thiện hành lang pháp lý, sự hỗ trợ, tạo điều kiện thuận lợi của NHNN và các cơ quan quản lý đối với mô hình này, từ đó giúp các TCTD tiết giảm chi phí, nhân sự cho hoạt động kho quỹ. Theo mô hình Công nghệ - Tổ chức - Môi trường (TOE), yếu tố môi trường (áp lực cạnh tranh, sự kỳ vọng của khách hàng) tác động mạnh đến triển vọng số hóa của các TCTD, trong khi yếu tố tổ chức và công nghệ có vai trò hạn chế; vẫn còn nhiều ngân hàng thiếu lộ trình cụ thể, nguồn lực đào tạo hoặc mô hình quản trị thay đổi hiệu quả - dẫn đến sự lúng túng trong quá trình triển khai số hóa hoạt động kho quỹ.

Về rủi ro, thách thức, các TCTD đánh giá những rào cản chính đối với số hóa kho quỹ tại Việt Nam hiện tại bao gồm: (i) Chủ yếu do ảnh hưởng của các biến động kinh tế và thị trường tài chính thế giới, sự thay đổi chính sách điều hành, quản lý cung tiền (nhất là trong điều kiện tiền kỹ thuật số của NHTW (CBDC) ngày càng phát triển); (ii) Hệ thống pháp lý chưa theo kịp tốc độ số hóa hoạt động kho quỹ; (iii) Hạ tầng công nghệ thông tin chưa đồng bộ trong hệ thống TCTD; (iv) Theo mô hình UTAUT - Mô hình thống nhất về chấp nhận và sử dụng công nghệ cho thấy mức độ sẵn sàng chưa cao của một số TCTD trong quá trình số hóa/chuyển đổi số hoạt động kho quỹ, tâm lý e ngại rủi ro khi thay đổi quy trình truyền thống do truyền thông nội bộ chưa mạnh, lo ngại thiếu vốn, thiếu nhân sự chuyên môn cao; (v) Chi phí đầu tư số hóa hoạt động kho quỹ ở mức cao (đặc biệt hệ thống kho quỹ tập trung là CMS, các thiết bị IoT, bảo mật, công nghệ AI/ML…); (vi) Mức độ thay đổi hành vi của khách hàng, thích ứng với công nghệ, quy trình số hóa hoạt động kho quỹ còn chậm (tỉ lệ ưa thích tiền mặt vẫn còn tương đối lớn).

Để có thể tiếp thu kinh nghiệm thế giới, nắm bắt cơ hội, triển vọng và hạn chế rủi ro, thách thức trong số hóa hoạt động kho quỹ ngân hàng trong giai đoạn 2026 - 2030, nhóm nghiên cứu đề xuất 05 bài học mà các NHTM cần chú trọng để nâng cao hiệu quả các chiến lược, kế hoạch số hóa hoạt động kho quỹ trong thời gian tới.

Thứ nhất, đánh giá chính xác thực trạng số hóa hoạt động kho quỹ. Nghiên cứu ứng dụng các mô hình định lượng như TOE, mô hình TAM, mô hình trưởng thành số (DMM), mô hình UTAUT để đánh giá, đo lường chuẩn xác về mức độ chấp nhận công nghệ, mức độ sẵn sàng số hóa (mức độ đầy đủ về công nghệ, nhân lực, chiến lược), mức độ trưởng thành số thông qua các cấp độ số hóa, từ đó xác định/chuẩn hóa lộ trình và chuẩn bị các điều kiện cần thiết để triển khai số hóa hoạt động kho quỹ.

Thứ hai, xây dựng/chuẩn hóa chiến lược, kế hoạch số hóa hoạt động kho quỹ. Quá trình số hóa hoạt động kho quỹ thế giới thường trải qua 6 giai đoạn chính: (i) Đánh giá hiện trạng, trong đó rà soát lại toàn bộ quy trình kho quỹ hiện tại, xác định các điểm nghẽn, lập kế hoạch, bản đồ số hóa; (ii) Chuẩn hóa nghiệp vụ và dữ liệu (bao gồm chuẩn hóa biểu mẫu, mã hóa nghiệp vụ, thiết lập bộ chỉ số KPI kho quỹ, chuẩn hóa định dạng dữ liệu đầu vào/đầu ra; (iii) Tự động hóa quy trình nghiệp vụ, triển khai tích hợp các công nghệ, phần mềm quản lý hoạt động kho quỹ, kết nối với các thiết bị thông minh; (iv) Tích hợp hệ thống liên kết với các hệ thống nội bộ khác góp phần đồng bộ hóa dữ liệu liên ngân hàng, tạo luồng thông tin xuyên suốt từ hội sở tới chi nhánh; (v) Phân tích - ra quyết định dựa trên dữ liệu; (vi) Đào tạo và cải tiến liên tục bảo đảm nhân lực của bộ phận kho quỹ nắm bắt, thích nghi được với công nghệ, quy trình mới và mô hình luôn cải tiến liên tục.

Việc chuẩn hóa lộ trình hiện đại hóa hoạt động kho quỹ là bước quan trọng để đánh giá lại hiện trạng vận hành kho quỹ theo cấp độ số hóa; đặt mục tiêu rõ ràng cho từng giai đoạn chuyển đổi, từ tích hợp phần mềm đến khai thác dữ liệu và tự động hóa, bảo đảm khả năng nghiệp vụ kho quỹ sau khi số hóa/chuyển đổi số được tích hợp tốt, hiệu quả vào hệ sinh thái số (Core, DWH, Risk Management...), công tác đào tạo nhân sự, cải tiến quy trình phù hợp với từng giai đoạn, cấp độ.

Thứ ba, chú trọng kết hợp hiệu quả các giải pháp công nghệ. Cùng với việc lựa chọn đúng, phù hợp các công nghệ, việc kết hợp các công nghệ cũng đóng vai trò quan trọng đối với sự thành công của các chiến lược/kế hoạch số hóa hoạt động kho quỹ. Các NHTM có thể kết hợp với các công ty công nghệ, công ty chuyên về các giải pháp chuyên biệt để giải bài toán kết hợp các công nghệ chuẩn xác và hiệu quả.

Thứ tư, phát triển mô hình Trung tâm dịch vụ kho quỹ thông minh. Các NHTM Việt Nam đang có nhiều cơ hội trong phát triển Trung tâm dịch vụ kho quỹ thông minh (gắn với sự phát triển của các hoạt động, dịch vụ thuê kho quỹ) nhờ sự thay đổi mô hình tổ chức quản lý hoạt động kho quỹ cùng với sự hoàn thiện hành lang pháp lý của NHNN; sự thành công vượt trội của một số NHTM lớn, tiềm lực tài chính mạnh trong số hóa hoạt động kho quỹ có thể giúp cung cấp dịch vụ kho quỹ hiện đại cho các TCTD khác. Vì vậy, việc nghiên cứu bài bản mô hình quốc tế về Trung tâm dịch vụ kho quỹ thông minh là bước đi cần thiết trong lộ trình số hóa hoạt động kho quỹ ngân hàng đến năm 2030.

Thứ năm, đánh giá toàn diện về lợi ích và rủi ro trong số hóa/chuyển đổi số hoạt động kho quỹ ngân hàng từ đúc rút kinh nghiệm, nâng cao hiệu quả quá trình triển khai số hóa/chuyển đổi số thực tiễn, đóng góp tích cực vào tiến trình số hóa/chuyển đổi số chung của ngân hàng. Nếu chú trọng đúc rút kinh nghiệm từ các NHTM trên thế giới và xây dựng được lộ trình rõ ràng, đồng bộ công nghệ - con người - quản trị rủi ro và đo lường hiệu quả, các NHTM Việt Nam sẽ đạt được mục tiêu số hóa toàn diện hoạt động kho quỹ trong giai đoạn 2026 - 2030, giảm ít nhất 20 - 30% chi phí, tăng năng suất gấp 1,5 - 2 lần và nâng cao tính minh bạch, an toàn hoạt động kho quỹ.

Tóm lại, số hóa hoạt động kho quỹ ngân hàng Việt Nam đã và đang có những bước tiến mạnh mẽ, trở thành mắt xích quan trọng trong quá trình chuyển đổi số toàn ngành Ngân hàng. Việc ứng dụng các công nghệ hiện đại góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kho quỹ nội bộ, giảm chi phí vận hành, tăng cường tính minh bạch, an toàn, đáp ứng nhu cầu, kỳ vọng của khách hàng và tăng khả năng cạnh tranh của các ngân hàng Việt Nam trong bối cảnh hội nhập tài chính quốc tế sâu rộng. Triển vọng số hóa hoạt động kho quỹ ngân hàng trong giai đoạn 2026 - 2030 được đánh giá tương đối tích cực, tuy nhiên, vẫn còn nhiều rủi ro, thách thức từ môi trường bên ngoài, áp lực cạnh tranh cũng như từ chính các NHTM đòi hỏi cần học hỏi, tiếp thu kinh nghiệm quốc tế để phát huy lợi ích, hạn chế rủi ro trong số hóa hoạt động kho quỹ, đóng góp tích cực vào quá trình số hóa chung của ngành Ngân hàng Việt Nam.

¹ Viện nghiên cứu Fintech thành lập năm 2019. https://technode.com/2019/11/06/icbc-launches-fintech-research-institute-to-boost-innovation

² Mô hình trưởng thành số (Digital Maturity Model) chia mức độ trưởng thành số thành 5 cấp độ: Mức 1 - Manual (Thủ công): Phần lớn quy trình kho quỹ vẫn thực hiện bằng tay; mức 2 - Digitized (Số hóa cơ bản): Áp dụng phần mềm quản lý nhưng chưa tích hợp liên thông; mức 3 - Integrated (Liên kết số): Các hệ thống core banking, kho quỹ, ATM/CDM được kết nối; mức 4 - Smart Operations: Ứng dụng công nghệ hiện đạt để giám sát theo thời gian thực, tự động hoá nghiệp vụ; mức 5 - Predictive AI-powered: Sử dụng phân tích dữ liệu lớn, AI để đưa ra quyết định dựa trên dự báo.

Tài liệu tham khảo:

1. Bank for International Settlements (BIS) (2022), “The Role of Cash and Innovation in the Digital Age”.

2. Capgemini (2021, 2022), "World Payments Report" và "Top Trends in Banking.

3. Baker, J. (2011), “The Technology - Organization - Environment Framework” . In Information Systems Theory: Explaining and Predicting Our Digital Society. Volume 1, Chapter 12, New York, NY. 2011.

4. Fred D. Davis (1989), “Perceived Usefulness, Perceived Ease of Use, and User Acceptance of Information Technology”, MIS Quarterly, Vol. 13, No. 3 (Sep., 1989), pp. 319-340,

5. Venkatesh & et al (2003), “User Acceptance of Information Technology: Toward a Unified View” (UTAUT), MIS Quarterly, Vol. 27, No. 3, 425-478.

6. Anna De Carolis & et al (2025), The Digital Readiness Assessment Maturity (DREAMY) framework to guide manufacturing companies towards a digitalisation roadmap, International Journal of Production Research.

7. McKinsey (2020), “The future of cash management in a digital world”.

8. Li, Y., et al (2019), The role of AI in cash operations: Evidence from Chinese commercial banks. Journal of Financial Innovation, 5(3).

9. Zhang, L., & Lin, J. (2020), Smart treasury operation in digital banking: A Chinese perspective. China Financial Review International, 10(1).

10. IMF (2022), “Rủi ro công nghệ số và hệ thống ngân hàng toàn cầu”.

11. Mambu (2025), Report “The end of transformation? Sự kết thúc của quá trình chuyển đổi”, https://mambu.com/en/insights/reports/the-end-of-transformation,

12. Nguyễn, V.H. và Trần, M.T. (2021), “Chuyển đổi số trong hoạt động kho quỹ tại các NHTM Việt Nam”, Tạp chí Ngân hàng, 15(2021), 45-51.

13. Trần Phương Thùy (2021), “Xác định rủi ro và kiểm soát an toàn kho quỹ tại các ngân hàng”.

14. NHNN (2006), “Đề án nâng cấp ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực phát hành kho quỹ”.

15. NHNN (2012), “Đề án quản lý và phát hành kho quỹ tập trung của NHNN dựa trên phần mềm CMO (Currency Management Optimization)”.

16. Báo cáo khảo sát của Nhóm nghiên cứu về số hóa hoạt động kho quỹ tại các TCTD Việt Nam (tháng 5/2025).

17. Nghị định số 40/2012/NĐ-CP ngày 02/5/2012 của Chính phủ về nghiệp vụ phát hành tiền; bảo quản, vận chuyển tài sản quý và giấy tờ có giá trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài.

18. Thông tư số 01/2014/TT-NHNN ngày 06/01/2014 và Thông tư số 19/2021/TT-NHNN ngày 24/11/2021 của Thống đốc NHNN sửa đổi, bổ sung Thông tư số 01/2014/TT-NHNN về giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá.