Tóm tắt: Bài viết phân tích việc ứng dụng công nghệ trong quản lý tài liệu số tại Vietcombank và đề xuất các giải pháp để tối ưu hóa hệ thống hiện tại. Các phát hiện chính cho thấy Vietcombank đang có những bước tiến đáng kể trong quá trình chuyển đổi số, tạo nền tảng thuận lợi cho việc áp dụng các giải pháp quản lý tài liệu số tiên tiến. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại những thách thức như sự phân tán trong quản lý tài liệu trên nhiều nền tảng và sự cần thiết phải tích hợp với các hệ thống hiện có. Báo cáo xác định các cơ hội để Vietcombank nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng cường bảo mật và tuân thủ, cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua việc triển khai hệ thống công nghệ... Các khuyến nghị chiến lược tập trung vào việc xây dựng một hệ thống quản lý tài liệu số toàn diện, tích hợp, bảo mật và dễ sử dụng, giúp Vietcombank củng cố vị thế dẫn đầu trong lĩnh vực ngân hàng số. Việc chú trọng vào trải nghiệm khách hàng trong các sáng kiến số của Vietcombank ngụ ý rằng mọi giải pháp quản lý tài liệu được triển khai cần hướng tới việc mang lại một hành trình khách hàng mượt mà và hiệu quả hơn.
Từ khóa: Tài liệu số, quản lý tài liệu số, ứng dụng công nghệ, Vietcombank.
TECHNOLOGY APPLICATION IN DIGITAL DOCUMENT MANAGEMENT AT VIETCOMBANK AND SOLUTIONS
Abstract: This article analyzes the application of technology in digital document management at the Joint Stock Commercial Bank for Foreign Trade of Vietnam (Vietcombank) and proposes solutions to optimize the current system. The main findings show that Vietcombank is making significant progress in the digital transformation process, creating a favorable foundation for the application of advanced digital document management solutions. However, challenges still exist such as the fragmentation of document management across multiple platforms and the need to integrate with existing systems. The report identifies opportunities for Vietcombank to improve operational efficiency, advance security and compliance, and enhance customer experience through the implementation of technology system... Strategic recommendations focus on building a comprehensive, integrated, secure, and easy-to-use digital document management system, thereby Vietcombank can consolidate its leading position in the digital banking sector. Vietcombank’s emphasis on customer experience in its digital initiatives implies that any implemented document management solution should aim to deliver a smoother and more efficient customer journey.
Keywords: Digital documents, digital document management, technology application, Vietcombank.
1. Mở đầu
Trong bối cảnh ngành Ngân hàng ngày càng phải đối mặt với khối lượng dữ liệu khổng lồ, các yêu cầu pháp lý khắt khe và nhu cầu nâng cao hiệu quả hoạt động, thì quản lý tài liệu số đã trở thành một yếu tố then chốt, mang lại nhiều lợi ích thiết thực như: Tăng cường bảo mật thông tin, đảm bảo tuân thủ các quy định, tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm chi phí vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và hỗ trợ việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Là một trong những ngân hàng hàng đầu tại Việt Nam, Vietcombank đang trải qua quá trình chuyển đổi số mạnh mẽ. Sự giám sát chặt chẽ từ các cơ quan quản lý trong lĩnh vực tài chính, cả trên phạm vi toàn cầu lẫn tại Việt Nam, đặt ra yêu cầu ngày càng cao về hệ thống quản lý tài liệu số cho các ngân hàng như Vietcombank. Việc tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu và báo cáo tài chính đòi hỏi các hệ thống quản lý tài liệu phải có khả năng kiểm soát và theo dõi thông tin một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, sự cạnh tranh ngày càng gia tăng trong ngành Ngân hàng đã góp phần thúc đẩy chuyển đổi số, khiến cho việc tối ưu hóa hiệu quả hoạt động thông qua quản lý tài liệu số trở thành một yếu tố quan trọng để duy trì lợi thế cạnh tranh giữa các ngân hàng.
2. Khái quát về quản lý tài liệu số trong lĩnh vực ngân hàng
2.1. Khái niệm và nội dung quản lý tài liệu số trong lĩnh vực ngân hàng
Quản lý tài liệu số tại ngân hàng là hoạt động toàn diện để tổ chức, lưu trữ, bảo mật và truy cập các tài liệu ở định dạng điện tử thay vì trên giấy tờ truyền thống. Nó bao gồm việc số hóa các tài liệu hiện có và quản lý các tài liệu được tạo ra ở định dạng số. Cụ thể, quản lý tài liệu số tại ngân hàng thường bao gồm các nội dung chính sau:
- Số hóa tài liệu: Là chuyển đổi các tài liệu giấy (hồ sơ khách hàng, hợp đồng, chứng từ kế toán...) sang định dạng số (ví dụ: PDF, JPEG). Quá trình này thường bao gồm việc quét, lập chỉ mục và gắn thẻ thông tin mô tả (metadata) cho từng tài liệu.
- Lưu trữ tập trung: Là tổ chức và lưu trữ tất cả các tài liệu số trong một hệ thống quản lý tài liệu tập trung (Document Management System - DMS), hệ thống này có thể được đặt tại chỗ hoặc trên nền tảng đám mây.
- Phân loại và lập chỉ mục: Là sắp xếp tài liệu theo các tiêu chí nhất định (ví dụ: loại tài liệu, phòng ban, khách hàng, ngày tạo) và gán các từ khóa (tags) để dễ dàng tìm kiếm và truy cập.
- Kiểm soát truy cập và bảo mật: Thiết lập các quyền truy cập khác nhau cho người dùng dựa trên vai trò và trách nhiệm của họ để bảo đảm an toàn và bảo mật thông tin. Các biện pháp bảo mật như mã hóa, kiểm soát phiên bản và nhật ký hoạt động cũng được áp dụng.
- Quy trình phê duyệt và luồng công việc: Thiết lập các quy trình phê duyệt điện tử cho các tài liệu quan trọng, giúp tăng tốc độ xử lý và giảm thiểu sai sót.
- Tìm kiếm và truy xuất: Cung cấp các công cụ tìm kiếm để người dùng có thể nhanh chóng tìm thấy tài liệu cần thiết dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau (từ khóa, ngày tháng, người tạo...).
- Quản lý phiên bản: Theo dõi và lưu trữ các phiên bản khác nhau của một tài liệu, cho phép người dùng xem lại lịch sử thay đổi và khôi phục các phiên bản trước đó khi cần.
- Tích hợp với các hệ thống khác: Kết nối với các hệ thống nghiệp vụ khác của ngân hàng (ví dụ: hệ thống quản lý khách hàng - CRM, hệ thống kế toán, hệ thống giao dịch) để chia sẻ và truy cập tài liệu một cách liền mạch.
- Báo cáo và thống kê: Cung cấp các báo cáo về việc sử dụng hệ thống, số lượng tài liệu, lịch sử truy cập… để hỗ trợ công tác quản lý và đưa ra quyết định.
2.2. Lợi ích của quản lý tài liệu số trong lĩnh vực ngân hàng
Triển khai quản lý tài liệu số là chương trình tiên tiến phù hợp với chương trình chuyển đổi số quốc gia của Việt Nam. Quá trình chuyển đổi số của các ngân hàng sẽ cung cấp một nền tảng vững chắc và sự sẵn sàng để triển khai các giải pháp quản lý tài liệu số tiên tiến.
Hệ thống quản lý tài liệu số tập trung và tự động hóa có thể hợp lý hóa đáng kể quy trình làm việc, giảm các tác vụ thủ công và cải thiện hiệu quả tổng thể trong nhiều quy trình ngân hàng khác nhau; khả năng truy cập thông tin nhanh hơn và các quy trình được tối ưu hóa có thể dẫn đến dịch vụ khách hàng tốt hơn và sự hài lòng cao hơn; việc triển khai một hệ thống chuyên dụng với các tính năng bảo mật tích hợp và nhật ký kiểm toán có thể giúp ngân hàng đáp ứng các yêu cầu pháp lý và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm hiệu quả hơn; cho phép phân tích và ra quyết định dựa trên dữ liệu; tiết kiệm chi phí đáng kể về giấy, in ấn, lưu trữ kho vật lý và lao động thủ công.
Bên cạnh đó, quản lý tài liệu số hiệu quả có thể cung cấp một nền tảng để phát triển và ra mắt các sản phẩm và dịch vụ ngân hàng số mới nhanh hơn. Tự động hóa các tác vụ liên quan đến tài liệu thường xuyên có thể giải phóng nhân viên để tập trung vào các hoạt động chiến lược và mang lại giá trị cao hơn, có khả năng làm tăng sự hài lòng trong công việc. Vietcombank có thể tận dụng những tiến bộ trong trí tuệ nhân tạo (AI), tự động hóa quy trình bằng robot phần mềm (RPA), blockchain và công nghệ đám mây để tạo ra một hệ thống quản lý tài liệu số tiên tiến, nhằm tiến gần hơn đến một môi trường văn phòng không giấy tờ.
2.3. Thách thức của việc quản lý tài liệu số trong lĩnh vực ngân hàng
Bên cạnh những cơ hội nêu trên, việc quản lý tài liệu số trong lĩnh vực ngân hàng phải đối mặt với những khó khăn, thách thức sau:
Thứ nhất, khó khăn về lưu trữ điện tử chuyên biệt: Tương tự như quy trình giấy tờ truyền thống, sau bước tạo lập sẽ đến trình ký, ký - đóng dấu, hoàn thiện và đưa vào kho lưu trữ, thì khi chuyển đổi thành quy trình điện tử cũng bao gồm những bước cơ bản: Tạo lập văn bản, ký số theo quy trình, đưa vào kho lưu trữ điện tử. Một tổ chức với đầy đủ các công cụ quản lý công việc, quy trình tự động, ký điện tử, ký số nhưng lại thiếu một hệ thống lưu trữ điện tử chuyên biệt sẽ giống như thiếu những tủ lưu trữ, kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu giấy. Hệ quả có thể nhìn thấy rõ là tài liệu lưu trữ rời rạc, cát cứ, thiếu tập trung, thống nhất, dễ thất lạc, đánh cắp, gây khó khăn trong quản lý, tìm kiếm, truy xuất, thanh tra, kiểm tra…
Thứ hai, khó khăn về sự không nhất quán trong xử lý dữ liệu: Sự tồn tại của nhiều nền tảng có thể dẫn đến các silo dữ liệu (là hiện tượng khi dữ liệu trong một tổ chức không được chia sẻ hoặc không thể truy cập giữa các phòng ban, bộ phận khác nhau), sự không nhất quán trong xử lý tài liệu và khó khăn trong việc truy cập thông tin giữa các phòng ban hoặc hệ thống khác nhau. Bên cạnh đó, việc tích hợp các giải pháp quản lý tài liệu số mới với các hệ thống ngân hàng lõi hiện có và các cơ sở hạ tầng cũ khác có thể gây ra những thách thức kỹ thuật, đặc biệt với những hệ thống mua ngoài (không tự phát triển) khó có thể thay đổi, tích hợp.
Thứ ba, thách thức rủi ro về bảo mật dữ liệu và tính tuân thủ: Việc quản lý tài liệu số đối với dữ liệu tài chính và thông tin khách hàng nhạy cảm luôn đòi hỏi các biện pháp bảo mật cao, tuân thủ nghiêm túc mọi yêu cầu pháp lý. Sự tinh vi của tội phạm công nghệ cao ngày càng tăng, liên tục đặt ra các mối đe dọa, cảnh báo đối với an ninh của các tài liệu số và hệ thống ngân hàng. Trong khi đó, nhân viên ngân hàng vốn đã quen với các thao tác quy trình lưu trữ dựa trên giấy tờ truyền thống, việc di chuyển một khối lượng lớn các tài liệu giấy và kỹ thuật số hiện có sang một hệ thống tài liệu số mới sẽ phức tạp và tốn nhiều thời gian, đòi hỏi yêu cầu về việc làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu. Hệ thống được chọn cần có khả năng mở rộng để xử lý khối lượng tài liệu số ngày càng nhiều và duy trì hiệu suất tối ưu.
Thứ tư, thách thức về nhân sự và nguồn lực tài chính: Việc thiếu nhân viên công nghệ thông tin có kỹ năng chuyên môn trong việc triển khai và quản lý các hệ thống quản lý tài liệu tiên tiến có thể sẽ làm cản trở tiến độ triển khai. Bên cạnh đó, để triển khai và bảo trì hiệu quả hệ thống quản lý tài liệu số toàn diện luôn đòi hỏi nguồn lực tài chính với chi phí đầu tư đáng kể là thách thức không nhỏ đối với các ngân hàng.
3. Hành trình chuyển đổi số và bối cảnh quản lý tài liệu số tại Vietcombank
3.1. Các sáng kiến chuyển đổi số của Vietcombank
Ở Việt Nam hiện nay, Vietcombank là một trong những ngân hàng thương mại cổ phần luôn tiên phong trong lĩnh vực chuyển đổi số1, đồng thời ngân hàng luôn xác định chuyển đổi số là một trụ cột chiến lược quan trọng, mục tiêu trở thành nền tảng số hàng đầu trong số các ngân hàng tại Việt Nam2. Để đạt được mục tiêu này, Vietcombank đã triển khai một chương trình toàn diện kéo dài hai năm để di chuyển nhiều hệ thống của mình lên Amazon Web Services (AWS). Chương trình này nhằm tối ưu hóa cơ sở hạ tầng công nghệ, tăng cường bảo mật và tuân thủ, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo an toàn vận hành. Vietcombank đã hợp tác với Công ty Hệ thống thông tin FPT (FPT IS) và Tập đoàn TechX để thực hiện quá trình di chuyển lên đám mây3. Đây là một bước đi quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số của Vietcombank, phù hợp với kế hoạch nâng cao năng lực trung tâm dữ liệu và phục hồi sau thảm họa để cải thiện tính liên tục và khả năng phục hồi của hoạt động kinh doanh. Trong khuôn khổ chương trình này, AWS, FPT IS và TechX, trên cơ sở ứng dụng dịch vụ chuyên nghiệp của AWS, sẽ hỗ trợ Vietcombank thành lập Trung tâm Xuất sắc về Điện toán đám mây (CCoE) và triển khai một chương trình hỗ trợ điện toán đám mây cho các đội ngũ công nghệ, kinh doanh và tài chính của ngân hàng, bảo đảm sự thành công lâu dài của việc áp dụng điện toán đám mây. Bên cạnh đó, Vietcombank cũng hợp tác với Công ty công nghệ tài chính Finastra để thúc đẩy các sáng kiến chuyển đổi số, hợp lý hóa các quy trình hoạt động và cải thiện trải nghiệm khách hàng tổng thể. Công nghệ của Finastra sẽ giúp Vietcombank số hóa các hoạt động tài trợ thương mại, cũng như quản lý quan hệ khách hàng4.
Vietcombank đã ra mắt VCB Digibank, một nền tảng ngân hàng số thế hệ mới, tích hợp nhiều ứng dụng như chuyển tiền quốc tế trực tuyến, đặt mua vàng, đặt mua bảo hiểm… Các giải pháp số khác đã vận hành và triển khai như VCB iCare, một giải pháp tài chính số toàn diện được phát triển để số hóa toàn bộ quy trình thanh toán tại bệnh viện và VCB Online Lending, một giải pháp giải ngân số dành cho khách hàng doanh nghiệp. Vietcombank cũng đã triển khai VCB CashUp để chuyển đổi số các dịch vụ ngân hàng bán buôn5. Ngân hàng tập trung vào việc cải thiện trải nghiệm khách hàng và tối ưu hóa các quy trình nội bộ thông qua các sáng kiến chuyển đổi số6. Vietcombank đã đầu tư vào các dự án công nghệ như hệ thống ngân hàng lõi, trung tâm thanh toán, VCB Digibank, VCB Digibiz, hệ thống xác thực giao dịch OTP thông minh, eKYC và các khả năng mã QR7. Mục tiêu của Vietcombank là trở thành ngân hàng số một tại Việt Nam về chuyển đổi số vào năm 20258.
Việc Vietcombank chủ động di chuyển lên đám mây AWS cho thấy một bước đi chiến lược hướng tới cơ sở hạ tầng có khả năng mở rộng và bảo mật, có thể hỗ trợ các giải pháp quản lý tài liệu số tiên tiến. Nền tảng đám mây cung cấp sự linh hoạt và nguồn lực cần thiết để triển khai và quản lý các phần mềm phức tạp, bao gồm cả Hệ thống Quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) và các công cụ hỗ trợ bởi AI. Điều này tạo ra một nền tảng công nghệ vững chắc cho tương lai. Sự hợp tác với nhiều nhà cung cấp công nghệ cho thấy Vietcombank đang tận dụng kinh nghiệm bên ngoài để đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trên nhiều lĩnh vực khác nhau, điều này có thể mở rộng sang quản lý tài liệu. Việc hợp tác với các nhà cung cấp chuyên biệt cho phép Vietcombank tiếp cận các giải pháp tốt nhất và các thông lệ hàng đầu trong ngành mà không cần phải tự xây dựng mọi thứ từ đầu. Sự chú trọng vào chuyển đổi số cả trong lĩnh vực ngân hàng bán lẻ và bán buôn cho thấy một cách tiếp cận toàn diện, lý tưởng nhất là nên bao gồm một chiến lược quản lý các tài liệu liên quan đến cả hai phân khúc khách hàng. Quản lý tài liệu hiệu quả đóng vai trò quan trọng đối với cả các quy trình hướng tới khách hàng và các hoạt động nội bộ liên quan đến khách hàng doanh nghiệp.
3.2. Thực trạng quản lý tài liệu số tại Vietcombank
Vietcombank đã triển khai các giải pháp số mà bản chất đã bao gồm quản lý tài liệu cho các dịch vụ và phân khúc khách hàng cụ thể, cho thấy hoạt động quản lý tài liệu số đã tồn tại nhưng còn phân tán. Thông thường các nền tảng khác nhau, phục vụ các nhu cầu khác nhau, nên mỗi nền tảng có khả năng xử lý các tài liệu liên quan riêng. Điều này có thể dẫn đến sự không nhất quán trong tổ chức. Việc chú trọng vào các dịch vụ trực tuyến và giảm nhu cầu đến trực tiếp chi nhánh cho thấy sự phụ thuộc ngày càng tăng vào tài liệu số và nhu cầu về quy trình làm việc với tài liệu số an toàn và hiệu quả.
Các tài liệu của Vietcombank được chia làm tài liệu số và tài liệu đã được số hóa. Trong đó, tài liệu số là tài liệu gốc có nguồn gốc điện tử, có giá trị pháp lý (đáp ứng được các tiêu chuẩn về chữ ký số, bảo mật, được cơ quan có thẩm quyền công nhận); tài liệu được số hóa là tài liệu được chuyển đổi từ tài liệu giấy (scan), cần được xác nhận bởi chữ ký số hoặc cơ quan có thẩm quyền đi kèm và cần bản gốc để đối chiếu nếu có tranh chấp. Các văn bản/nội dung trình nội bộ được ký số và quản lý trong hệ thống Văn bản điện tử tại Vietcombank là các tài liệu số; còn tài liệu được số hóa (hầu hết là các tài liệu nội bộ: Bao gồm các quy trình, chính sách, hướng dẫn, văn bản trình, công văn… và các tài liệu quản lý nội bộ khác được scan chuyển thể thành PDF) nhưng chưa có bước ký số để văn bản có hiệu lực trên môi trường số. Các loại tài liệu số hiện đang được ứng dụng trong các lĩnh vực như: Dịch vụ khách hàng, quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý rủi ro và quản lý tuân thủ.
Đặc thù của ngân hàng là xử lý nhiều quy trình tác nghiệp khác nhau, trong đó tài liệu số đóng vai trò là thông tin đầu vào và đầu ra ở các luồng quy trình khác nhau. Hiện tại ở Vietcombank chưa có quy trình thống nhất về quản lý tài liệu số xuyên suốt trong các mảng nghiệp vụ, mà được quản lý phân mảnh theo từng nghiệp vụ và phòng ban. Hiểu được tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thống tài liệu số cũng như hướng dẫn đồng nhất các quy trình và lưu trữ số, Vietcombank đã thành lập Ban triển khai Dự án Số hóa tài liệu, quy trình và lưu trữ điện tử. Phạm vi của dự án đến năm 2030, mục tiêu 90% các quy trình tại Vietcombank được số hóa, trong đó ở hiện tại, tiến độ số hóa được đánh giá đạt mức khoảng 40%. Định hướng triển khai xây dựng hệ thống của Vietcombank được chia thành 3 giai đoạn:
Giai đoạn 1: Xây dựng hệ thống số hóa tài liệu. Thực hiện khảo sát, phân loại, đánh giá tài liệu đã/đang lưu kho vật lý, lưu tại các Phòng/Ban/Trung tâm, lưu trữ phân tán; nghiên cứu quy định pháp lý về số hóa tài liệu; lên phương án, lộ trình triển khai việc xây dựng hệ thống số hóa tài liệu. Ưu tiên số hóa tài liệu cần lưu trữ vĩnh viễn. Tài liệu mật không được thực hiện số hóa.
Giai đoạn 2: Xây dựng hệ thống số hóa quy trình nghiệp vụ. Thực hiện khảo sát chi tiết từng quy trình nghiệp vụ, thực hiện tối ưu hóa các quy trình nghiệp vụ, tài liệu phát sinh từ quy trình nghiệp vụ cần được số hóa, luân chuyển từ khâu lập chứng từ đến lưu trữ điện tử; lên phương án, lộ trình triển khai việc xây dựng hệ thống số hóa quy trình nghiệp vụ; phối hợp chặt chẽ cùng đơn vị tư vấn để triển khai hiệu quả.
Giai đoạn 3: Xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử. Thực hiện xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử tập trung, phục vụ tra cứu và phân tích dữ liệu; thực hiện các thủ tục lưu trữ đối với tài liệu từ việc số hóa tài liệu và số hóa quy trình.
4. Đánh giá về hiệu quả áp dụng công nghệ quản lý tài liệu số tại Vietcombank
Hiện tại, các chương trình công nghệ hiện đang được Vietcombank triển khai, bao gồm: ECM với vai trò quản lý toàn bộ vòng đời tài liệu từ tạo lập, phê duyệt, lưu trữ, phân quyền truy cập, cho đến hủy tài liệu; chữ ký số và hợp đồng điện tử qua công nghệ chữ ký số (PKI), OTP, sinh trắc học giúp giảm phụ thuộc vào giấy tờ, rút ngắn thời gian ký duyệt hợp đồng, bảo đảm tính pháp lý; nhận diện và trích xuất thông tin từ tài liệu scan bằng OCR; tự động hóa xử lý tài liệu bằng công nghệ RPA giúp trích xuất dữ liệu từ tài liệu số (hợp đồng, hóa đơn, giấy tờ pháp lý, tài sản bảo đảm…), từ đó nhập dữ liệu vào các hệ thống quản lý tài liệu.
Bên cạnh đó, Vietcombank đã triển khai kho dữ liệu tài liệu điện tử chuẩn hóa, đã đầu tư máy chủ chuyên dụng hoặc dịch vụ cloud nội bộ có mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập theo vai trò. Tích hợp hệ thống quản lý tài liệu với các nền tảng vận hành số như: Hệ thống văn phòng số (D-Office); hệ thống quản lý nhân sự; hệ thống tài chính kế toán (ERP); hệ thống Core Banking; hệ thống khởi tạo và quản lý khoản vay CLOS (Credit Loan Origination System), RLOS (Retail Loan Origination System); hệ thống quản lý ngân quỹ (Treasury); hệ thống tài trợ thương mại (Trade Finence)… Phân tích dữ liệu và bảng điều khiển (dashboard) báo cáo quản trị tài liệu như Power BI, dashboard nội bộ giúp theo dõi lượng tài liệu tạo mới, truy cập, trạng thái phê duyệt và phát hiện rủi ro về truy cập trái phép.
Việc áp dụng công nghệ để nâng cao quản lý tài liệu số tại Vietcombank đã mang lại nhiều hiệu quả rõ rệt, cả về mặt vận hành nội bộ, pháp lý, lẫn trải nghiệm khách hàng, giúp rút ngắn 30 - 50% thời gian xử lý nhờ quy trình điện tử và chữ ký số, quá trình phê duyệt tín dụng không còn phụ thuộc vào văn bản bản cứng. Việc tra cứu hợp đồng, hồ sơ khách hàng, tài liệu nội bộ... trở nên dễ dàng, chỉ mất vài giây thay vì hàng giờ như trước; góp phần tuân thủ pháp lý và kiểm soát rủi ro khi việc phân quyền chi tiết, lưu vết truy cập, mã hóa tài liệu, giúp hạn chế rò rỉ dữ liệu, tăng cường bảo mật thông tin khách hàng.
Việc áp dụng công nghệ đã giúp giảm mạnh chi phí in ấn, lưu kho, vận chuyển và nhân sự quản lý giấy tờ. Ước tính tiết kiệm hàng chục tỉ đồng mỗi năm. Nhân sự được giảm tải công việc thủ công, chuyển sang kiểm soát chất lượng, vận hành hệ thống và phân tích dữ liệu; giúp nâng cao trải nghiệm khi khách hàng doanh nghiệp và cá nhân có thể ký hợp đồng, nộp hồ sơ, tra cứu tài liệu ngay trên nền tảng số. Qua đó, tạo nền tảng cho ngân hàng không giấy tờ (Paperless Bank), là cơ sở quan trọng để triển khai phân tích dữ liệu lớn (Big Data) phục vụ quản trị rủi ro, chăm sóc khách hàng và ra quyết định chiến lược.
Thuận lợi:
Hệ thống pháp luật ngày càng hoàn thiện, tạo nền tảng pháp lý rõ ràng cho việc số hóa tài liệu và lưu trữ điện tử, như Luật Giao dịch điện tử, Luật Lưu trữ, Luật Kế toán và các nghị định của Chính phủ, thông tư của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, theo đó, tài liệu số và chữ ký số đã được sử dụng thay thế cho văn bản giấy trong nhiều nghiệp vụ. Bên cạnh đó, là sự quyết tâm của Ban lãnh đạo Vietcombank với tầm nhìn chuyển đổi số rõ ràng, xác định số hóa là trụ cột trong chiến lược phát triển bền vững trong chiến lược phát triển giai đoạn 2025 - 2030.
Về yếu tố con người, đội ngũ cán bộ nhân viên Vietcombank luôn nhận thức rõ vai trò của chuyển đổi số và tích cực tham gia. Nhiều đơn vị, bộ phận chủ động đề xuất sáng kiến liên quan đến số hóa quy trình, giảm sử dụng giấy tờ.
Về xu thế chuyển dịch số của xã hội và khách hàng: Khách hàng, đặc biệt là khách hàng doanh nghiệp, ngày càng quen với các hình thức giao dịch điện tử. Chính phủ, hệ thống ngân hàng, cơ quan thuế, hải quan, bảo hiểm... cũng đã chuyển đổi mạnh mẽ sang môi trường số, tạo điều kiện thuận lợi để kết nối hệ thống tài liệu.
Về hạ tầng công nghệ bên ngoài, nhiều công ty công nghệ trong và ngoài nước cung cấp giải pháp số hóa, lưu trữ, xử lý tài liệu thông minh, giúp Vietcombank có nhiều lựa chọn phù hợp với từng nghiệp vụ. Sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp giúp chi phí đầu tư hợp lý hơn, thời gian triển khai rút ngắn. Chi phí công nghệ giảm mạnh, đặc biệt là chữ ký số, đã giúp việc mở rộng triển khai chữ ký số đến toàn bộ cán bộ nhân viên và khách hàng trở nên khả thi và hiệu quả kinh tế.
Khó khăn:
Một số cơ quan kiểm tra, thanh tra vẫn ưu tiên tài liệu giấy trong quá trình xác minh, đối chiếu. Chưa có quy định thống nhất giữa các bộ/ngành về thời hạn lưu trữ, chuẩn định dạng file điện tử, đặc biệt là với tài liệu chuyên ngành ngân hàng. Một số loại giấy tờ, hồ sơ pháp lý vẫn phải lưu bản gốc theo quy định (ví dụ: giấy tờ sở hữu, công chứng…). Một bộ phận cán bộ nhân viên còn ngại thay đổi, vẫn quen xử lý hồ sơ theo cách truyền thống: in - ký tay - lưu bản cứng. Việc thay đổi quy trình làm việc sang môi trường số đôi khi gây xáo trộn, ảnh hưởng đến tiến độ xử lý nếu không được huấn luyện kỹ. Tâm lý lo ngại về tính hợp lệ, pháp lý, khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố công nghệ vẫn tồn tại.
Chi phí đầu tư ban đầu và yêu cầu chuẩn hóa big data. Việc xây dựng hạ tầng hệ thống (máy chủ, phần mềm ECM, bảo mật, phân quyền truy cập…) cần nguồn lực đầu tư đáng kể. Tài liệu hiện hành đang lưu dưới nhiều định dạng, nhiều nguồn khác nhau, không đồng nhất, gây khó khăn khi chuyển đổi và tích hợp. Cần thời gian và nhân lực để quét, phân loại, gắn metadata cho tài liệu cũ, nhất là hồ sơ tín dụng trước đây.
Một thách thức không nhỏ đó là vấn đề bảo mật và rủi ro công nghệ. Rủi ro bị tấn công mạng, lộ lọt dữ liệu nếu hệ thống không được bảo vệ đúng mức. Việc phân quyền, quản lý truy cập không chặt chẽ có thể dẫn đến mất kiểm soát luồng tài liệu hoặc sai sót trong chỉnh sửa. Cần bảo đảm khả năng sao lưu - phục hồi -kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu điện tử trong dài hạn. Sự phụ thuộc vào bên thứ ba - nhà cung cấp công nghệ cũng là vấn đề đáng quan tâm. Các hệ thống quản lý tài liệu, chữ ký số, lưu trữ điện tử… phần lớn phải triển khai với sự hỗ trợ từ các đối tác công nghệ. Việc phụ thuộc này gây rủi ro nếu nhà cung cấp thay đổi chính sách, ngừng hỗ trợ hoặc hệ thống không đáp ứng tốt nhu cầu mở rộng, tích hợp.
Thách thức trong tích hợp dữ liệu và vận hành đồng bộ. Dữ liệu từ nhiều phòng ban, chi nhánh cần được đồng bộ hóa để tránh trùng lặp hoặc mất dữ liệu; hiện còn nhiều dữ liệu chưa chuẩn hóa sẽ cần mất thời gian để làm sạch. Nhiều hệ thống tại ngân hàng đang chạy trên nền tảng riêng biệt (Core Banking, CLOS, Treasury, CRM...), gây khó khăn khi tích hợp đồng bộ tài liệu giữa các bộ phận. Cần xây dựng chuẩn giao tiếp và chuẩn dữ liệu (data standards) để đảm bảo liên kết mượt mà, tránh “số hóa nửa vời”.
5. Một số khuyến nghị về giải pháp ứng dụng công nghệ quản lý tài liệu số tại Vietcombank
Thứ nhất, cần xây dựng lộ trình số hóa toàn diện, rõ ràng theo từng giai đoạn: Về ngắn hạn (1 - 2 năm): Số hóa hoàn toàn tài liệu nghiệp vụ mới phát sinh: tín dụng, khách hàng, dịch vụ…; tích hợp chữ ký số nội bộ trong 100% quy trình phê duyệt, xử lý văn bản điện tử. Về trung hạn (3 - 5 năm): Hoàn tất số hóa tài liệu cũ có giá trị lưu trữ lâu dài; Liên thông hệ thống tài liệu số với các nền tảng nội bộ như hệ thống khởi tạo khoản vay (Loan Origination System - LOS), Core Banking, CRM… Về dài hạn: Xây dựng "Kho lưu trữ số trung tâm" (Digital Vault) toàn ngân hàng; áp dụng công nghệ AI/ML để quản trị tài liệu, tra cứu thông minh và phân tích dữ liệu tài liệu.
Thứ hai, ban hành chính sách nội bộ và khung pháp lý nội bộ cho tài liệu số: Rà soát và ban hành quy chế chuẩn về phân loại tài liệu số, thời hạn lưu trữ, tiêu chuẩn định dạng; quản lý truy cập, sửa đổi, lưu vết; xử lý tranh chấp, đảm bảo giá trị pháp lý của tài liệu điện tử. Có quy trình kiểm tra định kỳ hệ thống lưu trữ số và chuẩn hóa hồ sơ từ đầu nguồn.
Thứ ba, tăng cường đào tạo và truyền thông nội bộ về văn hóa “không giấy tờ”: Tổ chức chương trình đào tạo thực hành theo từng cấp bậc và chức năng nghiệp vụ. Triển khai chiến dịch truyền thông nội bộ: “VCB - Số hóa để bứt phá” để tạo động lực thay đổi hành vi. Khen thưởng đơn vị đi đầu, cá nhân có sáng kiến hiệu quả trong quản lý tài liệu số.
Thứ tư, tối ưu hóa công nghệ - đầu tư có trọng tâm vào nền tảng số tài liệu: Nâng cấp hệ thống ECM hiện tại để tăng khả năng tích hợp đa hệ thống, hỗ trợ metadata thông minh, OCR, phân quyền linh hoạt. Đáp ứng yêu cầu phân tán địa lý (chi nhánh khắp cả nước) nhưng vẫn quản trị tập trung. Xây dựng kho dữ liệu điện tử đạt chuẩn quốc gia và có phương án sao lưu dự phòng an toàn (cloud hoặc onsite backup).
Thứ năm, mở rộng ứng dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử với khách hàng: Đưa chữ ký số trở thành một phần của trải nghiệm khách hàng số, đặc biệt với doanh nghiệp; áp dụng hợp đồng điện tử trong các sản phẩm: tín dụng, bảo lãnh, tiền gửi, tài trợ thương mại…; tích hợp hợp đồng điện tử với cổng giao dịch khách hàng (VCB DigiBiz, VCB-iB@nking...)
Thứ sáu, tăng cường hợp tác với các đối tác công nghệ uy tín: Lựa chọn đối tác có năng lực lâu dài trong triển khai nền tảng lưu trữ, AI quản trị tài liệu, bảo mật dữ liệu; thử nghiệm và ứng dụng công nghệ tiên tiến: blockchain (trong lưu trữ không thể chỉnh sửa), AI phân loại và truy xuất tài liệu.
Thứ bảy, định kỳ đánh giá hiệu quả và rủi ro trong quản lý tài liệu số: Xây dựng KPIs đánh giá định kỳ việc áp dụng số hóa tại các đơn vị; thiết lập bộ chỉ số rủi ro (KRI) để cảnh báo khi có sai sót, truy cập bất thường hoặc tài liệu sai lệch; kiểm toán nội bộ định kỳ về tuân thủ quy trình lưu trữ tài liệu điện tử.
6. Kết luận
Trong bối cảnh ngành Ngân hàng đang bước vào giai đoạn chuyển đổi số toàn diện, việc triển khai quản lý tài liệu số và lưu trữ điện tử không đơn thuần là một nhiệm vụ kỹ thuật, mà là một phần cốt lõi trong chiến lược nâng cao năng lực cạnh tranh, hiện đại hóa mô hình quản trị và hướng tới phát triển bền vững. Đối với Vietcombank, một định chế tài chính hàng đầu Việt Nam, số hóa tài liệu không chỉ giúp giảm chi phí vận hành, tăng tốc xử lý nghiệp vụ, nâng cao độ an toàn và minh bạch, mà còn là cơ sở nền tảng để tích hợp các công nghệ tiên tiến như AI, học máy (Machine Learning) hay Blockchain trong quản lý, giám sát và ra quyết định. Việc quản lý tài liệu một cách số hóa, tập trung và chuẩn hóa giúp Vietcombank xây dựng được một “bộ nhớ tổ chức số” có hệ thống - phục vụ trực tiếp cho quá trình phân tích Big Data, quản trị rủi ro, tuân thủ pháp lý và cải tiến sản phẩm dịch vụ. Đây cũng chính là yếu tố phân biệt năng lực giữa các ngân hàng truyền thống với các ngân hàng số trong kỷ nguyên mới.
Với định hướng đến năm 2030, Vietcombank cần xem công tác số hóa tài liệu không chỉ là một dự án công nghệ mà là một chương trình chiến lược dài hạn, gắn chặt với từng bước đi trong lộ trình phát triển tổ chức. Điều này đòi hỏi sự đầu tư bài bản về công nghệ, cơ sở hạ tầng, chính sách nội bộ, cũng như đào tạo và đồng hành cùng đội ngũ nhân sự để từng cá nhân trở thành một mắt xích hiệu quả trong hệ thống quản lý số. Đồng thời, Vietcombank cũng cần đẩy mạnh hợp tác quốc tế và chia sẻ kinh nghiệm với các đối tác có năng lực để học hỏi, cập nhật xu thế, và rút ngắn thời gian chuyển đổi. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt giữa các tổ chức tín dụng trong nước, và đặc biệt là sự trỗi dậy mạnh mẽ của các ngân hàng số và Fintech quốc tế, việc xây dựng một hệ thống tài liệu điện tử chuẩn hóa, bảo mật, linh hoạt và thông minh sẽ là một lợi thế cạnh tranh then chốt, giúp Vietcombank không chỉ đáp ứng yêu cầu hiện tại mà còn chủ động dẫn dắt xu thế tương lai. Quản lý tài liệu số không còn là “công việc hậu cần”, mà là “nền móng chiến lược” để Vietcombank tiến bước vững chắc trên hành trình trở thành ngân hàng số hàng đầu khu vực vào năm 2030.
1Tech X, “Vietcombank embarks on cloud migration program to accelerate digital banking innovation”, truy cập ngày 01/05/2025, https://www.techxcorp.com/news-event/vietcombank-embarks-on-cloud-migration-program-to-accelerate-digital-banking-innovation/?elementor_library=career ().
2VCB News, “Vietcombank continues to be honored and receive two prestigious awards at the Vietnam Retail Banking Forum 2024”, truy cập ngày 01/05/2025, https://www.vietcombank.com.vn/en/Trang-thong-tin-dien-tu/Articles/2024/08/09/20240809_MKTBL_website_Truyen-thong-giai-thuong-Ngan-hang-VN-tieu-bieu-2024
3TechX, tlđd.
4 GBAF NEWS, “Finistra Powers Vietncombank’s digital transformation”, truy cập ngày 02/05/2025, https://www.globalbankingandfinance.com/finastra-powers-vietcombanks-digital-transformation
5VCB News, “Five Vietcombank digital solutions honored at Sao Khue Awards 2025”, truy cập ngày 02/05/2025, https://www.vietcombank.com.vn/en/Trang-thong-tin-dien-tu/Articles/2025/04/21/20250421_NMH_Sao-khue
6The Asian Banker, “Vietcombank delivers seamless digital banking experience - The Asian Banker”, truy cập ngày 03/05/2025, https://www.theasianbanker.com/updates-and-articles/vietcombank-delivers-seamless-digital-banking-experience
7Vietcombank, “About us - Vietcombank”, truy cập ngày 03/05/2025, https://www.vietcombank.com.vn/en/Ve-Vietcombank
8The Asian Banker, tlđd.
Tài liệu tham khảo:
1. Quốc hội, Luật An toàn thông tin mạng, Luật số 86/2015/QH13, ban hành ngày 19/11/2015, có hiệu lực từ ngày 01/7/2016.
2. Quốc hội, Luật Giao dịch điện tử, Luật số 20/2023/QH15, ban hành ngày 22/6/2023, có hiệu lực từ ngày 01/7/2024.
3. Quốc hội, Luật Các tổ chức tín dụng, Luật số 32/2024/QH15, ban hành ngày 18/01/2024, có hiệu lực từ ngày 01/7/2024.
4. Chính phủ, Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 quy định về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ.
Phạm Quỳnh Linh, Lê Ngọc Tân, Lê Ngọc Mai
Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam
