Năm 2021, đại dịch Covid-19 tiếp tục đặt ra các thách thức đối với hoạt động của Ngân hàng Trung ương (NHTW) các nước trên thế giới. Vào năm 2020, chúng ta đã chứng kiến sự suy thoái kinh tế, sự gia tăng của biến động thị trường và sự không chắc chắn về tác động của đại dịch đã dẫn đến các biện pháp ứng phó chưa từng có của các NHTW về quy mô, tốc độ, phạm vi. NHTW với vai trò và vị trí quan trọng của mình đối với nền kinh tế của mỗi quốc gia đều nhanh chóng xây dựng chiến lược nội bộ đảm bảo hoạt động liên tục của NHTW, sự thông suốt cho hệ thống tài chính và hướng tới các mục tiêu nhiệm vụ về ổn định tiền tệ và thúc đẩy tăng trưởng tín dụng. Hầu hết các NHTW đã phản ứng kịp thời và mạnh mẽ, nhất quán với mục tiêu, nhiệm vụ duy trì sự vận hành của thị trường và truyền tải hiệu quả của chính sách tiền tệ trong đại dịch Covid-19, triển khai đầy đủ các công cụ xử lý khủng hoảng, chủ yếu tập trung vào giảm bớt các căng thẳng tài chính và đảm bảo dòng chảy tín dụng phục vụ hỗ trợ tăng trưởng cho nền kinh tế.
 

Đại dịch vẫn còn rất lâu mới có thể kết thúc, tác động của nó tiếp tục làm thay đổi quan điểm về quản lý và cách thức ứng phó với rủi ro của NHTW các nước, ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động NHTW nói chung và kiểm toán nội bộ NHTW nói riêng; nhấn mạnh sự cần thiết của tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào kiểm toán nội bộ để thích ứng với những rủi ro mới và đang phát sinh từ đại dịch. Đại dịch đã thúc đẩy việc sử dụng công nghệ số, đồng thời, xác định các cơ hội để tự chuyển đổi kỹ thuật số trong chiến lược phát triển của ngành Ngân hàng nói chung và trong hoạt động kiểm toán nội bộ nói riêng.
 

Trong khuôn khổ bài viết, chúng tôi trình bày quan điểm của kiểm toán nội bộ trong việc ứng dụng công nghệ số trong thực hiện nhiệm vụ được giao và cách thức để gia tăng giá trị cho tổ chức khi kiểm toán nội bộ là người đi đầu trong ứng dụng công nghệ số; đặc biệt là quan điểm về thực hiện kiểm toán từ xa của Viện Kiểm toán nội bộ quốc tế (IIA) với những yêu cầu về nhân sự, cách thức, quy trình và báo cáo kiểm toán; cũng như lợi ích, khó khăn và cách thức để khắc phục những khó khăn của kiểm toán từ xa để triển khai trên diện rộng một cách hiệu quả. Đồng thời, đánh giá việc triển khai kiểm toán từ xa tại NHTW các nước Đông Nam Á, qua đó đề xuất định hướng giải pháp đối với kiểm toán nội bộ của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (NHNN).

 

1. Kiểm toán từ xa: Lợi ích, bất cập, cách thức thực hiện
 

Theo IIA, kiểm toán từ xa (kiểm toán trực tuyến) không phải là một phương thức làm việc mới, tuy nhiên, trong bối cảnh dịch Covid-19 với những điều kiện về hạn chế đi lại, đảm bảo an toàn cho kiểm toán viên và tiết kiệm chi phí, nó được xem là một sự lựa chọn tốt. Một số lợi ích và bất cập của kiểm toán từ xa như sau:
 

Lợi ích
 

Kiểm toán từ xa có thể có những lợi ích đáng kể, đặc biệt là đối với các tổ chức có văn phòng phân bổ rộng rãi về mặt địa lý.
 

Lợi ích lớn nhất của đánh giá từ xa là không mất thời gian di chuyển, kiểm toán viên nội bộ có thể dành thời gian cho các nhiệm vụ gia tăng giá trị, chẳng hạn như đánh giá chuyên sâu về tài liệu hoặc hoàn thành kịp thời các báo cáo kiểm toán. Đánh giá từ xa cũng có thể tạo cơ hội cho kiểm toán viên xem xét các phương pháp tiếp cận khác nhau, làm tăng giá trị cho chính quá trình đánh giá.
 

Ngoài ra, theo đánh giá của IIA, kiểm toán từ xa còn có các lợi ích khác, bao gồm:
 

- Mở rộng nguồn nhân sự kiểm toán, bao gồm nhân viên bán thời gian hay những nhân sự đã nghỉ hưu; hoặc sử dụng các chuyên gia, những người có thể kết nối để lập kế hoạch hoặc tham gia ngắn hạn vào các phần có liên quan của các cuộc phỏng vấn.
 

- Xem xét được nhiều khía cạnh hơn của cuộc kiểm toán vì tiết kiệm được thời gian.
 

- Giảm áp lực công việc vì việc tập hợp tài liệu được dàn trải trong vài tuần và các cuộc họp có thể được lên lịch linh hoạt hơn.
 

Bất cập
 

Theo IIA, bên cạnh các lợi ích rõ ràng, kiểm toán từ xa cũng có những bất cập nhất định đòi hỏi tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ, kiểm toán viên cần hết sức quan tâm.
 

Các nhược điểm bao gồm thiếu công nghệ sẵn có và loại bằng chứng kiểm toán cần thu thập. Ví dụ như kiểm tra hàng tồn kho có thể khó thực hiện từ xa.
 

Một bất lợi khác là những thách thức liên quan đến các mối quan hệ giữa các cá nhân từ xa. Việc mất đi các tương tác trực tiếp làm cho việc xây dựng lòng tin trong tổ chức trở nên khó khăn hơn. Trong môi trường trước dịch Covid-19, kiểm toán viên nội bộ có một lợi thế duy nhất so với kiểm toán viên bên ngoài ở chỗ họ là thành viên đóng góp của tổ chức hàng ngày, giúp xây dựng mối quan hệ và thiết lập giao tiếp trung thực.
 

Trong môi trường từ xa, hai bộ kỹ năng nhanh chóng trở nên quan trọng là kỹ năng mềm và thành thạo với công nghệ hội nghị truyền hình. Catherine Melvin, kiểm toán trưởng của Bộ An toàn công cộng Texas (Mỹ) cho biết: “Chúng tôi thấy mình cần phải có chủ đích và thận trọng hơn rất nhiều trong việc tạo ra và duy trì các kết nối”.
 

Với các cuộc phỏng vấn video, rất khó để có được cái nhìn thực tế về vị trí thực. Một số cuộc kiểm tra không thể thực hiện được từ xa, chẳng hạn như kiểm tra xem cửa nhà kho có an toàn hay không hoặc các bảo mật của tòa nhà có được tuân thủ hay không. Alan Maran, người đứng đầu bộ phận kiểm toán nội bộ của Chewy, Inc. cho biết, bất cứ điều gì không thể thực hiện từ xa đều tiềm ẩn nguy cơ rủi ro mới. Ông cho biết thêm rằng, công ty đang xem xét những cách sáng tạo để giải quyết những rủi ro này.
 

Thực tế, các cuộc kiểm toán vẫn đòi hỏi một lượng lớn công việc tại chỗ để đảm bảo kiểm toán viên có thể truy cập và xem xét các tài liệu thực tế có liên quan hoặc phỏng vấn những người bị hạn chế hoặc không có quyền truy cập Internet. Theo Hansen Technologies (một công ty phần mềm toàn cầu), các cuộc điều tra gian lận là một thách thức để tiến hành từ xa vì những lý do tương tự.
 

Để làm cho công việc từ xa trở nên thực tế, lãnh đạo kiểm toán nội bộ cần cung cấp cho kiểm toán viên những nguồn lực cần thiết để họ làm việc mọi lúc, mọi nơi, Lesedi Les Tweeti, Phó Hiệu trưởng, bộ phận dịch vụ công ty tại Đại học Mở Botswana cho biết. Những nguồn lực này có thể bao gồm hỗ trợ về cơ sở hạ tầng, chẳng hạn như kết nối Internet hoặc tăng dung lượng thiết bị hoặc trả một khoản phụ cấp để giúp nhân viên trang trải chi phí dịch vụ của họ. Họ không nên chuyển vào chi phí nhân viên, vì nó sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất.
 

Về phần mình, các kiểm toán viên sẽ cần học các kỹ năng mới dựa trên năng lực sẵn có. Họ cũng cần phải sáng tạo và có những sáng kiến, bởi vì, họ làm việc từ xa và không làm việc trực tiếp với đồng nghiệp của họ. 
 

Tại tổ chức The Compassion Flower (Hoa Kỳ), Giám đốc điều hành tổ chức hàng tuần các cuộc họp trực tuyến với tất cả kiểm toán viên, cũng như các cuộc họp lãnh đạo thường xuyên. Trong khi đó, Giám đốc kiểm toán toàn cầu có những cuộc họp hàng tuần với đội nhóm để đảm bảo rằng đội nhóm của ông vẫn gắn kết và giúp đỡ lẫn nhau, đặc biệt nếu họ đang trải qua những khó khăn.
 

Kiểm toán từ xa, do thiếu liên hệ trực tiếp, gây ra một mối lo ngại khác đó là khả năng gian lận. Khả năng này tăng lên trong thời gian bị gián đoạn. Kiểm toán từ xa từ lâu đã là một thách thức vì niềm tin rằng, kiểm toán viên có nhiều khả năng phát hiện ra gian lận, sai trái hoặc những sai lầm đơn giản hơn khi họ làm việc trực tiếp và tương tác với những người ở đó. Đôi khi mọi người nói tất cả những từ đúng, nhưng phong thái của họ sẽ thể hiện ý nghĩa khác. Người được phỏng vấn tránh giao tiếp bằng mắt hoặc trì hoãn về một cuộc họp hoặc việc trình bày các tài liệu…, tất cả đều có thể là những dấu hiệu dễ dàng quan sát thấy hơn khi làm việc trực tiếp.
 

Các thành phần của kiểm toán từ xa
 

Công việc kiểm toán tại chỗ hoặc từ xa vẫn phải tuân thủ theo cùng một quy trình chung, Wolters Kluwer (một công ty dịch vụ thông tin của Hà Lan) có một số đề xuất trong ấn phẩm của mình mang tên “Hướng dẫn thực hành để kiểm toán từ xa”.
 

Trong số các đề xuất của Wolters Kluwer, đáng quan tâm nhất là việc xem xét tăng tần suất của kết nối không chính thức và chính thức để duy trì liên lạc với đối tượng kiểm toán trong quá trình kiểm toán. Mặc dù thông tin liên lạc chính thức thường có thể tuân theo quy trình kiểm toán, những kiểm toán viên làm việc từ xa nên cân nhắc việc lập lịch các cuộc họp trực tuyến bổ sung cho các nội dung sau: Cuộc họp lập kế hoạch, cuộc họp giữa kỳ để kiểm tra tiến độ làm việc, tổng kết, thảo luận về các kiến nghị và đánh giá dự thảo báo cáo kiểm toán. 
 

Việc trao đổi với đơn vị được kiểm toán theo quy trình kiểm toán sẽ trang trọng hơn là nói chuyện qua Internet; xem xét việc sử dụng tất cả các phương thức liên lạc, từ email đến điện thoại hoặc cuộc họp ảo. Tuy nhiên, nhắn tin hiếm khi là một phương tiện phù hợp vì các trao đổi bằng lời nói ít bị hiểu lầm hơn.
 

Giao tiếp với đơn vị được kiểm toán sẽ bao gồm cuộc họp bắt đầu, phỏng vấn từ xa, cập nhật hàng tuần và cuộc họp tổng kết. Giữ cho các cuộc phỏng vấn từ xa có độ dài hợp lý, thường là 30 - 60 phút, đặc biệt là vì kiểm toán viên có thể cần nhiều cuộc gặp với người được phỏng vấn.
 

Việc xem xét tài liệu từ xa có thể mất nhiều thời gian hơn cho kiểm toán, vì nhu cầu chuẩn bị và tải tài liệu lên nền tảng chia sẻ tệp như SharePoint. Một giải pháp khả thi là cung cấp cho kiểm toán viên quyền truy cập kỹ thuật số trực tiếp tạm thời trong suốt thời gian đánh giá.
 

Năng lực của kiểm toán viên trong kiểm toán từ xa
 

Để đảm bảo chấp hành Chuẩn mực số 1210 của IIA về sự thành thạo của kiểm toán viên nội bộ, kiểm toán viên nội bộ phải có kiến ​​thức, kỹ năng và năng lực khác cần thiết để thực hiện trách nhiệm cá nhân của mình. Thực hiện kiểm toán từ xa trong bối cảnh bình thường mới sẽ bao gồm việc chú trọng nhiều hơn vào các kỹ năng mềm và ít chú trọng hơn vào một số kỹ năng truyền thống để sàng lọc và xử lý thông tin, mặc dù phán đoán độc lập, suy luận logic và phân tích dữ liệu sẽ luôn quan trọng:
 

- Giao tiếp: Trí tuệ có thể không phải lúc nào cũng nằm trong top đầu kỹ năng cần thiết đối với các kiểm toán viên nội bộ, nhưng hiện nay là một yêu cầu mới. Kiểm toán viên nội bộ phải là những người giao tiếp chuyên nghiệp. Khi máy tính đảm nhận nhiều hơn khía cạnh phân tích, nhu cầu sẽ tăng lên đối với những người hiểu cách mọi người hoạt động trong cuộc sống thực và điều gì khiến họ quan tâm. 
 

- Sự nhạy bén trong kinh doanh: Kiểm toán viên nội bộ nhìn thấy toàn bộ hoạt động kinh doanh từ bên trong, nhưng họ cũng cần phải có khả năng nhìn xa hơn nó, và xa hơn lĩnh vực của họ. Càng ngày, họ càng được kỳ vọng sẽ biết nhiều về khả năng tác động của mọi thứ từ kinh tế vĩ mô đến biến đổi khí hậu và sự phức tạp của chuỗi cung ứng.
 

- Tính linh hoạt và nhanh nhẹn: Kiểm toán viên nội bộ phải đưa ra sự đảm bảo hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn. Đây là yếu tố quan trọng của kiểm toán nội bộ và sẽ còn trở nên hơn thế nữa trong bối cảnh hậu Covid-19. 
 

- Phát triển các mối quan hệ/mạng lưới cá nhân: Sử dụng các mối quan hệ cá nhân và tìm hiểu xem đồng nghiệp, bạn bè và gia đình đang làm gì. 
 

- Chủ động: Chủ động trong thực hiện nhiệm vụ là không hề mới nhưng rất cần thiết trong bối cảnh làm việc từ xa. Kiểm toán viên trong kiểm toán từ xa cần luôn chủ động trong thực hiện nhiệm vụ được giao.
 

- Kỹ năng sử dụng công nghệ: Để vận hành hiệu quả các phương tiện công nghệ phục vụ cho kiểm toán từ xa. 

 

2. Kinh nghiệm của NHTW các nước Đông Nam Á trong triển khai kiểm toán từ xa
 

Kiểm toán nội bộ NHTW các nước Đông Nam Á cũng không đứng ngoài xu hướng chung của kiểm toán nội bộ trong thực hiện kiểm toán từ xa, tận dụng lợi thế của kiểm toán từ xa để hoàn thành kế hoạch kiểm toán trong bối cảnh dịch Covid-19. Với những đặc thù tương đối riêng biệt trong hoạt động của NHTW về phạm vi, nội dung, mạng lưới, một số những nội dung kiểm toán (kho quỹ, hồ sơ thanh tra...) việc kiểm toán từ xa không đảm bảo tính hiệu quả. Vì vậy, đòi hỏi kiểm toán nội bộ NHTW các nước xác định các nội dung/thủ tục kiểm toán có thể thực hiện kiểm toán từ xa hiệu quả.
 

Tại Hội nghị lần thứ 6 của mạng lưới các nhà lãnh đạo kiểm toán nội bộ NHTW các nước Đông Nam Á được tổ chức theo phương thức trực tuyến ngày 13/12/2021 với sự tham gia của kiểm toán nội bộ NHTW 10 nước Đông Nam Á, các nhà lãnh đạo kiểm toán nội bộ NHTW các nước đã đánh giá sự cần thiết và chia sẻ về lợi ích của kiểm toán từ xa trong thực tế: Tăng hiệu quả lao động (giảm thời gian đi lại, làm việc trong môi trường thoải mái với đầy đủ các công cụ cần thiết); báo cáo kiểm toán có chất lượng tốt hơn (chứa đựng nhiều chứng cứ bổ trợ cho kết luận từ chứng cứ được chụp gửi về); cải thiện việc giao tiếp điện tử và công nghệ thông tin (kiểm toán viên chủ động tìm kiếm cách thức để giao tiếp với đối tượng kiểm toán) và tăng cường tính thích nghi đảm bảo môi trường làm việc an toàn trong bối cảnh hiện tại của dịch Covid-19.
 

Đồng thời, NHTW các nước đã thống nhất một số giải pháp để giảm thiểu những bất lợi của kiểm toán từ xa:
 

- Kế hoạch kiểm toán rõ ràng và được chuẩn bị kỹ lưỡng là điều kiện đầu tiên cho việc thực hiện kiểm toán từ xa.
 

- Rà soát, đánh giá các rủi ro thực sự trong hoạt động để thực hiện kiểm toán trọng tâm, trọng điểm.
 

- Xác định rõ các nội dung được kiểm toán từ xa trong quy trình kiểm toán đối với các chuyên đề kiểm toán.
 

- Đào tạo kỹ năng cho kiểm toán viên đảm bảo sự thành thạo của kiểm toán viên trong thực hiện kiểm toán từ xa, lưu ý các kỹ năng về công nghệ thông tin, phân tích, đánh giá.
 

- Trao đổi kỹ lưỡng với đối tượng kiểm toán về triển khai thực hiện kiểm toán từ xa, cách thức lấy tài liệu, trao đổi và thảo luận về kết quả kiểm toán đảm bảo tính hiệu quả của việc trao đổi thông tin trong kiểm toán từ xa cũng như tính an toàn trong bảo mật thông tin.
 

- Hoàn thiện danh mục câu hỏi gửi đối tượng kiểm toán đảm bảo tính rõ ràng, cụ thể. Xác nhận thông tin bằng văn bản trước khi thực hiện các cuộc gọi trao đổi.
 

- Báo cáo kiểm toán cần xác định rõ phạm vi sử dụng kiểm toán từ xa và giới hạn rõ các rủi ro của việc kiểm toán từ xa.

 

3. Định hướng giải pháp đối với kiểm toán nội bộ NHNN
 

Tại NHNN, trong năm 2021, do ảnh hưởng của dịch Covid-19, để hoàn thành kế hoạch, nhiệm vụ của mình, Vụ Kiểm toán nội bộ đã tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào kiểm toán nội bộ, tăng cường giám sát từ xa, cảnh báo rủi ro đối với các nghiệp vụ/hoạt động tiềm ẩn rủi ro của các đơn vị. Đối với những nội dung mà kiểm toán từ xa không hiệu quả (hoạt động kho quỹ), kiểm toán nội bộ đã tăng cường kiểm tra đột xuất; thực hiện kiểm toán từ xa đối với một số dự án công nghệ thông tin và kiểm toán báo cáo tài chính tại một số đơn vị trên cơ sở tài liệu cung cấp, hệ thống truyền hình trực tuyến có sẵn và các phương tiện trao đổi trực tuyến. 
 

Với việc kiểm toán từ xa, ứng dụng công nghệ số vào kiểm toán không còn là vấn đề xa lạ khi kiểm toán nội bộ đã có những lợi thế nhất định trong việc thu thập, tiếp cận thông tin qua các phần mềm giám sát từ xa trong vai trò vòng kiểm soát thứ 3 của mô hình kiểm soát 3 vòng. Kiểm toán từ xa giúp giảm chi phí triển khai và đảm bảo sự an toàn, linh hoạt trong bối cảnh dịch Covid-19. Tuy nhiên, để tăng hiệu quả, lợi ích của kiểm toán từ xa, khắc phục những nhược điểm trong một số nội dung kiểm toán, trên cơ sở lý thuyết của IIA và kinh nghiệm của NHTW các nước Đông Nam Á, kiểm toán nội bộ NHNN cần thực hiện đồng bộ các giải pháp sau:
 

Một là, sử dụng mô hình kiểm toán kết hợp: Từng bước kết hợp giữa phương pháp kiểm toán truyền thống tại đơn vị với phương pháp kiểm toán từ xa để tận dụng lợi ích của kiểm toán từ xa và duy trì lợi ích của kiểm toán tại chỗ nhằm hoàn thành nhiệm vụ được giao. 
 

Hai là, rà soát, đánh giá rủi ro trong bối cảnh mới để có điều chỉnh kế hoạch, trọng tâm kiểm toán năm kịp thời và phù hợp với hình thức kiểm toán từ xa. Đặc biệt là xem xét việc kiểm toán từ xa đối với hệ thống công nghệ thông tin trong bối cảnh tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ NHTW.
 

Ba là, xem xét sự đầy đủ, sẵn sàng của các phương tiện công nghệ để phục vụ kiểm toán từ xa, bao gồm việc đánh giá tính an toàn và bảo mật thông tin thông qua việc sử dụng mạng riêng ảo (VPN), hệ thống họp trực tuyến và các ứng dụng, phần mềm hỗ trợ cho làm việc từ xa: Microsoft Teams, Zooms, Webex,... để phục vụ trao đổi, tiếp nhận thông tin, đảm bảo khả năng kết nối với đối tượng kiểm toán.
 

Bốn là, duy trì và phát triển năng lực kiểm toán viên. Thực hiện đào tạo kỹ năng phục vụ kiểm toán từ xa, bao gồm: Kỹ năng công nghệ thông tin, tăng cường các kỹ năng phân tích, đánh giá để phục vụ hiệu quả cho công tác kiểm toán từ xa.
 

Năm là, nghiên cứu, rà soát các quy trình kiểm toán để xác định rõ việc kiểm toán từ xa trong các bước kiểm toán/quy trình nghiệp vụ cụ thể. Hoàn thiện quy trình kiểm toán theo hướng tăng cường sử dụng công nghệ và đảm bảo tính an toàn trong ứng dụng công nghệ:
 

(i) Lập kế hoạch kiểm toán.
 

(ii) Khảo sát đơn vị/đối tượng được kiểm toán.
 

(iii) Thu thập, yêu cầu cung cấp hồ sơ, tài liệu điện tử từ đối tượng kiểm toán.
 

(iv) Phỏng vấn, trao đổi các phát hiện kiểm toán bằng công cụ trực tuyến.
 

(v) Họp công bố/thông qua kết quả kiểm toán trực tuyến.
 

Chuyển đổi công nghệ số và ứng dụng công nghệ số là cần thiết và tất yếu cho mọi lĩnh vực, ngành nghề, đặc biệt là đối với công tác kiểm toán nội bộ trong bối cảnh dịch bệnh. Công nghệ số đã tác động và làm thay đổi mạnh mẽ về cách thức phân tích, xử lý thông tin dữ liệu, phạm vi, nội dung, cách thức thực hiện kiểm toán (Nguyễn Xuân Tiên, 2021). Bên cạnh việc ứng dụng công nghệ cao như trí tuệ nhân tạo trong tổng hợp, phân tích, xử lý dữ liệu, kiểm toán từ xa cũng sẽ được xem xét tăng dần tỷ trọng so với kiểm toán tại chỗ trong thực hiện kế hoạch kiểm toán nội bộ trên cơ sở được đánh giá kỹ càng về sự thích hợp đối với các chuyên đề/nội dung kiểm toán, đặc biệt trong bối cảnh hiện nay. Hiệu quả của kiểm toán từ xa đã được thấy rõ, để nâng cao chất lượng của kiểm toán từ xa, kiểm toán nội bộ cần đánh giá và xác định rõ nội dung kiểm toán thích hợp với kiểm toán từ xa; chuẩn bị sẵn sàng về công nghệ và nhân sự cũng như đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.

ThS. Lê Quốc Nghị (Vụ trưởng Vụ Kiểm toán nội bộ, NHNN)

 

ThS. Trần Thị Ngọc Tú (Vụ Kiểm toán nội bộ, NHNN)